Zeitarbeitsfirma: Was sie ist, wie sie arbeitet und welche Pflichten gelten

Was ist eine Zeitarbeitsfirma?

Eine Zeitarbeitsfirma betreibt Arbeitnehmerüberlassung: Sie stellt Mitarbeiter mit regulärem Arbeitsvertrag ein und setzt sie bei Kunden ein, die vorübergehend Personal brauchen – etwa bei Auftragsspitzen, Krankheit, Projekten oder zur Erprobung vor einer Festanstellung. Das Gesetz nennt die Zeitarbeitsfirma Verleiher, den Kunden Entleiher und den Mitarbeiter Leiharbeitnehmer.

Viele Unternehmen bezeichnen sich als Personaldienstleister. Der Begriff ist weiter: Er umfasst neben der Zeitarbeit oft auch Personalvermittlung, Werk- und Dienstverträge oder On-Site-Management.

Wie arbeitet eine Zeitarbeitsfirma?

1. Kundenanfrage: Der Kunde beschreibt Tätigkeit, Qualifikation, Einsatzort, Arbeitszeit und Dauer.
2. Überlassungsvertrag: Zeitarbeitsfirma und Kunde schließen einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag in Textform, oft als Rahmenvertrag mit Einzelüberlassungen.
3. Personal: Ein passender Mitarbeiter wird ausgewählt oder neu eingestellt; der Arbeitsvertrag nimmt meist das DGB/GVP-Tarifwerk in Bezug.
4. Vor dem Einsatz: Konkretisierung des Mitarbeiters gegenüber dem Kunden, Information des Mitarbeiters über den Entleiher in Textform, Unterweisung zum Arbeitsschutz beim Kunden.
5. Im Einsatz: Erfassung der Arbeitszeiten, Betreuung durch die Disposition, Beobachtung der Fristen für Branchenzuschläge, Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer.
6. Monatsende: Aus denselben Stunden entstehen der Lohn des Mitarbeiters und die Rechnung an den Kunden.

Womit verdient eine Zeitarbeitsfirma Geld?

Der Kunde zahlt für jede geleistete Stunde einen Verrechnungssatz, dazu vereinbarte Zuschläge etwa für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit. Daraus muss die Zeitarbeitsfirma deutlich mehr als den Stundenlohn decken: Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Feiertage, Lohn in einsatzfreien Zeiten, Verwaltung, Disposition und Vertrieb. Steigen Tariflöhne oder greifen Branchenzuschläge und Equal Pay, muss der Verrechnungssatz entsprechend angepasst werden.

Übernimmt der Kunde einen Mitarbeiter, darf die Zeitarbeitsfirma eine angemessene Vermittlungsvergütung verlangen. Ein Verbot, den Mitarbeiter später einzustellen, wäre dagegen unwirksam (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 und 4 AÜG).

Welche Erlaubnis braucht eine Zeitarbeitsfirma?

• Erlaubnispflicht: Wer Arbeitnehmer im Rahmen seiner wirtschaftlichen Tätigkeit überlässt, braucht eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit (§ 1 Abs. 1 AÜG). Der Antrag kann auch über das Online-Portal der Bundesagentur gestellt werden; für die Bearbeitung fallen Gebühren an.
• Befristung: Die Erlaubnis gilt zunächst ein Jahr. Der Verlängerungsantrag ist spätestens drei Monate vor Ablauf zu stellen; ohne rechtzeitige Ablehnung verlängert sie sich um ein Jahr (§ 2 Abs. 4 AÜG).
• Unbefristet: Nach drei aufeinanderfolgenden Jahren erlaubter Tätigkeit kann die Erlaubnis unbefristet erteilt werden. Sie erlischt, wenn drei Jahre lang kein Gebrauch davon gemacht wird (§ 2 Abs. 5 AÜG).
• Versagung: Die Erlaubnis wird versagt, wenn der Antragsteller unzuverlässig ist – etwa weil er Sozialversicherungs-, Steuer- oder Arbeitsschutzrecht nicht einhält –, wenn seine Betriebsorganisation die Arbeitgeberpflichten nicht sicherstellt oder wenn er Equal Pay bzw. Tarifbedingungen nicht gewährt (§ 3 Abs. 1 AÜG).
• Laufende Pflichten: Verlegung, Schließung und Errichtung von Betrieben sowie neue Geschäftsführer sind anzuzeigen; Geschäftsunterlagen sind drei Jahre aufzubewahren (§ 7 AÜG).

Welche Pflichten hat eine Zeitarbeitsfirma?

Dazu kommen die üblichen Arbeitgeberpflichten: Anmeldung zur Sozialversicherung, Lohnsteuer, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsschutz – Letzterer gemeinsam mit dem Kunden (§ 11 Abs. 6 AÜG).

Zeitarbeitsfirma, Personalvermittlung, Werkvertragsunternehmen

Wer Arbeitnehmer überlässt, ohne die üblichen Arbeitgeberpflichten oder das Arbeitgeberrisiko zu übernehmen, bei dem wird vermutet, dass er Arbeitsvermittlung betreibt (§ 1 Abs. 2 AÜG). Wird ein Werkvertrag in Wahrheit als Überlassung gelebt, gelten die Folgen der verdeckten Arbeitnehmerüberlassung.

Typische Fehler

• Der Verlängerungsantrag für die Erlaubnis wird zu spät gestellt.
• Mitarbeiter beginnen beim Kunden, bevor Vertrag, Konkretisierung und Information vorliegen.
• In einsatzfreien Zeiten wird kein oder zu wenig Lohn gezahlt.
• Fristen für Branchenzuschläge, Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer werden in Excel-Listen geführt und übersehen.
• Stunden werden für Lohn und Rechnung mehrfach abgetippt, und Lohn und Rechnung passen am Ende nicht zueinander.
• Der Einsatz in Betriebe des Baugewerbes wird nicht auf die Beschränkungen des § 1b AÜG geprüft.

Software für den Alltag einer Zeitarbeitsfirma

Je mehr Mitarbeiter bei je mehr Kunden im Einsatz sind, desto mehr hängt an sauberen Daten: wer wo seit wann arbeitet, nach welchem Tarif, mit welchen Zuschlägen. Wie Disposition, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Rechnung in einem System zusammenlaufen, zeigt die Einsatzplanung und Disposition in unserer Zeitarbeitssoftware SBM.