Ab 2026 gilt die elektronische Zeiterfassungspflicht. Für Personaldienstleister gelten dabei andere Regeln als für klassische Arbeitgeber. Wir zeigen in 12 Schritten, worauf es ankommt.
Das Bundeskabinett hat die Eckpunkte beschlossen, die EU-Kommission drängt, und das Bundesarbeitsgericht hat bereits 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen haben (BAG 1 ABR 22/21). Die konkrete gesetzliche Regelung, die das ArbSchG ergänzen soll, wird 2026 in Kraft treten.
Für klassische Arbeitgeber ist die Umsetzung überschaubar: ein Zeiterfassungssystem einführen, Mitarbeiter schulen, fertig. Für Personaldienstleister ist sie deutlich komplexer. Denn die Zeiten müssen nicht nur erfasst, sondern auch korrekt dem jeweiligen Einsatz, dem jeweiligen Kunden und der jeweiligen Zuschlagsstufe zugeordnet werden. Diese Checkliste zeigt, worauf Sie bis zum Stichtag achten müssen.
Die Neuregelung ergänzt das ArbSchG und übersetzt die EuGH-Vorgabe aus dem CCOO-Urteil (C-55/18) in deutsches Recht. Drei Punkte verändern den Arbeitsalltag spürbar — und sie greifen ineinander.
Die Zeiterfassungspflicht trifft alle Arbeitgeber — aber Personaldienstleister haben einen Sonderfall. Wer eine generische SaaS-Lösung einführt, merkt das spätestens nach der ersten Lohnabrechnung.
Wer die Umsetzung 2025 sauber durchspielt, hat zum Stichtag keine offenen Baustellen. Die folgende Liste ist als Audit-Vorlage für die interne Vorbereitung gedacht — jeder Punkt sollte mit „erledigt" oder „in Arbeit" beantwortbar sein.
Aus unseren Projekten mit Personaldienstleistern in Deutschland tauchen drei Fehler immer wieder auf. Sie sind kein Detail — jeder einzelne wird in der ersten Betriebsprüfung sichtbar.
Ein System für alle Kunden wählenIn der Realität funktioniert das nicht. Ein Bau-Kunde braucht mobile Erfassung, ein Industrie-Kunde ein stationäres Terminal, ein Büro-Kunde importiert aus dem eigenen ERP. Wer nur auf eine Methode setzt, verliert Kunden. Vertiefend: die vier Erfassungsmethoden im Überblick.
Die Kundenabrechnung übersehenDie Zeiterfassungspflicht gilt zunächst für die Lohnabrechnung. Aber Personaldienstleister müssen die gleichen Daten auch für die Rechnung an den Entleiher nutzen. Wer das in zwei Systemen pflegt, pflegt Fehler.
Nach 2026 weitermachen wie bisherDie Pflicht beginnt 2026, aber die Aufsicht wird erst ab 2027 routinemäßig prüfen. Wer jetzt nur „halbdigital" umsetzt, wird spätestens bei der ersten Betriebsprüfung korrigieren müssen.
Der geplante Inkrafttretungstermin ist der 1. Januar 2026. Das konkrete Bundesgesetz ist zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch im Gesetzgebungsverfahren — der jeweils aktuelle Stand sollte bei Veröffentlichung geprüft werden.
Grundsätzlich ja. Das BAG-Urteil gilt für alle Arbeitnehmer. Ausnahmen für leitende Angestellte sind möglich, aber eng umgrenzt.
Nein. Das Gesetz fordert ein „objektives, verlässliches und zugängliches" System (so die EuGH-Formulierung im CCOO-Urteil). Eine Excel-Datei erfüllt den Manipulationsschutz nicht.
Primär der Verleiher als Arbeitgeber. Der Entleiher hat aber eine Mitwirkungspflicht und kann bei groben Versäumnissen ebenfalls haften.
Das ArbSchG sieht Bußgelder bis zu 30.000 € vor. Bei systematischen Verstößen können zusätzliche AÜG-Sanktionen greifen, bis zu 500.000 €. Siehe dazu auch die weiteren Gesetzesänderungen 2026.
Die Zeiterfassungspflicht ist für Personaldienstleister keine Routine-Umstellung, sondern ein strukturelles Projekt. Sie betrifft Prozesse, Tools, Mitarbeiter und Kunden gleichzeitig. Wer die Umsetzung 2025 sauber plant, hat 2026 einen Vorteil — wer wartet, wird im Januar unter Druck handeln müssen.
SBM bildet die Zeiterfassung für Zeitarbeit nativ ab: Drei-Parteien-Struktur, wechselnde Einsatzorte, Zuschlagsautomatik, DATEV-Export und revisionssicheres Audit-Log — in einem System.
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Nach neun Monaten greift Equal Pay — außer, es wurden Branchenzuschläge gezahlt. Dann sind es fünfzehn. Klingt einfach, ist es nicht. Wir zerlegen die Regel in ihre Bausteine.
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2026 bringt für Personaldienstleister mehr als nur neue Tarifverträge. Die AÜG-Novelle betrifft Höchstüberlassungsdauer, Equal Pay und die Dokumentation der Einsätze — mit spürbaren Folgen für die tägliche Disposition.