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Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden (BAG, 1 ABR 22/21) – gestützt auf das Arbeitsschutzgesetz und das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (EuGH, C-55/18).
Ein eigenes Gesetz, das Form und Einzelheiten regelt, gibt es noch nicht. Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt; beschlossen ist er nicht (Stand: Oktober 2026).
Für Personaldienstleister ist das Thema doppelt wichtig: Die erfassten Zeiten sind zugleich Grundlage für Lohn, Zuschläge und die Rechnung an den Kunden. Dieser Beitrag zeigt, was heute gilt, was der Entwurf vorsieht und wie Sie sich vorbereiten.
Die Rechtslage in vier Punkten
Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits – unabhängig vom geplanten Gesetz. Diese vier Punkte gelten heute:
Erfassungspflicht seit 2022
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind zu erfassen (BAG 1 ABR 22/21). Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein (EuGH C-55/18).
Keine Formvorschrift
Eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht nicht vor. Auch Papier ist derzeit zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig und verlässlich ist.
Aufbewahrung
Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Leitende Angestellte
Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG).
Der Referentenentwurf 2026 – noch kein Gesetz
Nach dem Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 soll die Zeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (§ 16 ArbZG) geregelt werden. Vorgesehen ist nach Darstellung von Fachkanzleien eine elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen und Ausnahmen für Kleinbetriebe.
Der Entwurf kann sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Maßgeblich ist erst das verkündete Gesetz – bis dahin gilt die heutige Rechtslage.
Was für Personaldienstleister zusätzlich gilt
In der Arbeitnehmerüberlassung sind drei Parteien beteiligt. Das hat Folgen für die Zeiterfassung:
Pflichten auch beim Kunden
Nach § 11 Abs. 6 AÜG gelten die Vorschriften des Arbeitsschutzes – einschließlich des Arbeitszeitrechts – auch für den Entleiher.
Aufzeichnung beim Entleiher
Für die Zeitarbeit gilt derzeit eine Lohnuntergrenze (Siebte Lohnuntergrenzen-Verordnung, bis 30.09.2027). Deshalb muss der Entleiher Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren (§ 17c Abs. 1 AÜG). In Branchen wie Bau, Gastronomie, Transport oder Gebäudereinigung folgt das auch aus § 17 Abs. 1 MiLoG.
Zeiten für Lohn und Rechnung
Dieselben Zeiten sind Grundlage für Lohn, Zuschläge und die Rechnung an den Kunden. Fehler wirken doppelt.
Zwölf Punkte für Ihre Vorbereitung
Die folgende Liste eignet sich als Vorlage für die interne Prüfung. Jeder Punkt sollte mit „erledigt“ oder „in Arbeit“ beantwortet werden können.
Was bei der Umsetzung oft übersehen wird
Ein Erfassungsweg für alle KundenEin Baukunde braucht mobile Erfassung, ein Industriekunde ein festes Terminal, ein anderer Kunde liefert eigene Stundennachweise. Wer nur auf einen Weg setzt, erfasst bei einem Teil der Einsätze lückenhaft.
Lohn und Rechnung getrennt pflegenDie erfassten Zeiten werden für die Lohnabrechnung und für die Rechnung an den Entleiher gebraucht. Wer beides in getrennten Systemen pflegt, pflegt Fehler doppelt.
Auf das neue Gesetz wartenDie Pflicht besteht seit dem BAG-Beschluss von 2022. Bei einer Kontrolle durch die Arbeitsschutzbehörde oder den Zoll müssen Aufzeichnungen schon heute vorgelegt werden können.
FAQ zur Zeiterfassungspflicht
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Ein Gesetz, das die Form regelt, liegt als Referentenentwurf vom Juni 2026 vor, ist aber noch nicht beschlossen (Stand: Oktober 2026).
Nach geltendem Recht ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist (EuGH C-55/18). Der Referentenentwurf sieht künftig eine elektronische Erfassung mit Übergangsfristen vor.
Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG).
Der Verleiher als Arbeitgeber. Nach § 11 Abs. 6 AÜG gelten die Vorschriften des Arbeitsschutzes aber auch für den Entleiher. Der Entleiher muss die Arbeitszeit außerdem selbst aufzeichnen (§ 17c Abs. 1 AÜG, in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG auch § 17 Abs. 1 MiLoG).
Mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG, § 17c Abs. 1 AÜG). Geschäftsunterlagen für die Bundesagentur für Arbeit sind nach § 7 Abs. 2 AÜG drei Jahre aufzubewahren.
Fehlende oder falsche Aufzeichnungen sind Ordnungswidrigkeiten: bis zu 50.000 € nach § 21 MiLoG und § 16 AÜG, bis zu 30.000 € nach § 22 ArbZG. Wiederholte Verstöße gegen das Arbeitsschutzrecht können zudem die Zuverlässigkeit für die AÜG-Erlaubnis in Frage stellen (§ 3 Abs. 1 Nr. 1 AÜG).
Die Pflicht gilt schon – auch ohne neues Gesetz.
Personaldienstleister sollten nicht auf das neue Gesetz warten: Erfasst werden muss schon heute, und dieselben Zeiten sind Grundlage für Lohn, Zuschläge und Rechnung.
SBM erfasst die Zeiten per Terminal und Mitarbeiter-App. Nach der Freigabe stehen sie im Stundenzettel – mit automatisch aufgeteilten Zuschlägen und Übergabe an DATEV oder Addison.
Zeiterfassung mit SBM ansehenStand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Quellen: BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18; §§ 4, 16, 18, 22 ArbZG; §§ 17, 21 MiLoG; §§ 3, 7, 11, 16, 17c AÜG; Siebte Lohnuntergrenzen-Verordnung (LohnUGAÜV 7). Bild: KI-generierte Darstellung mit dem Softlare-Terminal, abgebildete Personen sind fiktiv.
