Agencja pracy tymczasowej: czym jest, jak działa i jakie obowiązki ją dotyczą

Czym jest agencja pracy tymczasowej?

Agencja pracy tymczasowej zajmuje się udostępnianiem pracowników (Arbeitnehmerüberlassung): zatrudnia pracowników na podstawie zwykłej umowy o pracę i kieruje ich do klientów, którzy przejściowo potrzebują personelu – np. przy szczytach zamówień, chorobach, projektach lub w celu sprawdzenia pracownika przed zatrudnieniem na stałe. Ustawa nazywa agencję Verleiher, klienta Entleiher (pracodawca użytkownik), a pracownika Leiharbeitnehmer (pracownik tymczasowy).

Wiele firm określa się jako usługodawca personalny (Personaldienstleister). To pojęcie szersze: obok pracy tymczasowej obejmuje często także pośrednictwo pracy, umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług lub On-Site-Management.

Jak działa agencja pracy tymczasowej?

1. Zapytanie klienta: klient opisuje rodzaj pracy, kwalifikacje, miejsce pracy, czas pracy i okres skierowania.
2. Umowa o udostępnienie: agencja i klient zawierają umowę o udostępnienie pracowników w formie dokumentowej (Textform), często jako umowę ramową z pojedynczymi udostępnieniami.
3. Personel: wybierany jest odpowiedni pracownik lub zatrudniany nowy; umowa o pracę odsyła zwykle do pakietu układów DGB/GVP.
4. Przed skierowaniem: konkretyzacja (Konkretisierung) pracownika wobec klienta, poinformowanie pracownika w formie dokumentowej o pracodawcy użytkowniku, instruktaż BHP u klienta.
5. W trakcie skierowania: rejestrowanie czasu pracy, opieka ze strony działu dyspozycji (Disposition), pilnowanie terminów dodatków branżowych, Equal Pay i maksymalnego okresu udostępnienia.
6. Koniec miesiąca: z tych samych godzin powstają wynagrodzenie pracownika i faktura dla klienta.

Na czym zarabia agencja pracy tymczasowej?

Klient płaci za każdą przepracowaną godzinę stawkę rozliczeniową (Verrechnungssatz), a do tego uzgodnione dopłaty, np. za pracę w nocy, w niedziele i święta. Z tej kwoty agencja musi pokryć znacznie więcej niż stawkę godzinową: składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne, urlop, wynagrodzenie za czas choroby, dni świąteczne, wynagrodzenie w okresach bez skierowania, administrację, dział dyspozycji i sprzedaż. Gdy rosną stawki z układu albo zaczynają obowiązywać dodatki branżowe i Equal Pay, stawkę rozliczeniową trzeba odpowiednio dostosować.

Jeśli klient przejmuje pracownika, agencja może żądać odpowiedniego wynagrodzenia za pośrednictwo (Vermittlungsvergütung). Zakaz późniejszego zatrudnienia pracownika byłby natomiast nieważny (§ 9 ust. 1 pkt 3 i 4 AÜG).

Jakiego zezwolenia potrzebuje agencja pracy tymczasowej?

• Obowiązek uzyskania zezwolenia: kto w ramach swojej działalności gospodarczej udostępnia pracowników, potrzebuje zezwolenia (Erlaubnis) Federalnej Agencji Pracy (§ 1 ust. 1 AÜG). Wniosek można złożyć także przez portal internetowy Federalnej Agencji Pracy; rozpatrzenie wniosku jest odpłatne.
• Okres ważności: zezwolenie obowiązuje najpierw przez rok. Wniosek o przedłużenie należy złożyć najpóźniej trzy miesiące przed jego wygaśnięciem; jeśli nie zostanie on w porę odrzucony, zezwolenie przedłuża się o rok (§ 2 ust. 4 AÜG).
• Bezterminowo: po trzech kolejnych latach działalności na podstawie zezwolenia może ono zostać udzielone bezterminowo. Wygasa, jeśli przez trzy lata nie jest wykorzystywane (§ 2 ust. 5 AÜG).
• Odmowa: zezwolenia odmawia się, jeśli wnioskodawca nie daje rękojmi rzetelności – np. dlatego, że nie przestrzega przepisów o ubezpieczeniu społecznym, przepisów podatkowych lub przepisów BHP – jeśli jego organizacja nie zapewnia wykonywania obowiązków pracodawcy albo jeśli nie zapewnia Equal Pay lub warunków z układu zbiorowego (§ 3 ust. 1 AÜG).
• Bieżące obowiązki: przeniesienie, zamknięcie i otwarcie zakładów oraz nowych członków zarządu należy zgłaszać; dokumentację handlową należy przechowywać przez trzy lata (§ 7 AÜG).

Jakie obowiązki ma agencja pracy tymczasowej?

Do tego dochodzą zwykłe obowiązki pracodawcy: zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego, podatek od wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy i BHP – to ostatnie wspólnie z klientem (§ 11 ust. 6 AÜG).

Agencja pracy tymczasowej, pośrednictwo pracy, wykonawca umowy o dzieło

Wobec tego, kto udostępnia pracowników, nie przejmując zwykłych obowiązków ani ryzyka pracodawcy, domniemywa się, że prowadzi pośrednictwo pracy (§ 1 ust. 2 AÜG). Jeśli umowa o dzieło jest w rzeczywistości realizowana jako udostępnienie, obowiązują skutki ukrytego udostępniania pracowników.

Typowe błędy

• Wniosek o przedłużenie zezwolenia zostaje złożony za późno.
• Pracownicy zaczynają pracę u klienta, zanim są gotowe umowa, konkretyzacja i informacja.
• W okresach bez skierowania wynagrodzenie nie jest wypłacane albo jest za niskie.
• Terminy dodatków branżowych, Equal Pay i maksymalnego okresu udostępnienia są prowadzone w listach Excel i zostają przeoczone.
• Godziny są wielokrotnie przepisywane do płac i faktur, a na koniec płace i faktury do siebie nie pasują.
• Skierowanie do zakładów budowlanych nie jest sprawdzane pod kątem ograniczeń z § 1b AÜG.

Oprogramowanie na co dzień w agencji pracy tymczasowej

Im więcej pracowników pracuje u coraz większej liczby klientów, tym więcej zależy od rzetelnych danych: kto, gdzie i od kiedy pracuje, według jakiego układu, z jakimi dodatkami. Jak dyspozycja, rejestracja czasu pracy, przygotowanie płac i fakturowanie łączą się w jednym systemie, pokazuje oprogramowanie SBM dla agencji pracy tymczasowej.