Stundenzettel in der Zeitarbeit: Pflichten, Inhalt & kostenlose Vorlage

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel – auch Stundennachweis, Arbeitszeitnachweis oder Tätigkeitsnachweis – dokumentiert, wann und wie lange ein Mitarbeiter gearbeitet hat: Datum, Beginn, Ende, Pausen und die daraus berechnete Arbeitszeit. Geführt wird er auf Papier, in Excel, per App oder über ein Zeiterfassungsterminal.

In der Zeitarbeit hat der Stundenzettel eine Doppelrolle. Er ist die Grundlage für die Lohnabrechnung des Zeitarbeitnehmers und zugleich für die Rechnung an den Kundenbetrieb. Jede Stunde, die falsch, unvollständig oder zu spät erfasst wird, wirkt sich deshalb zweimal aus.

Ist ein Stundenzettel Pflicht?

Ja. Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten grundsätzlich erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass sich diese Pflicht bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ergibt. Den Rahmen hat der Europäische Gerichtshof 2019 gesetzt (Urteil vom 14.05.2019, C-55/18): Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

Daneben gelten besondere Aufzeichnungspflichten:

• § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss aufgezeichnet werden.
• § 17 Mindestlohngesetz: Bei Minijobs und in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – etwa Bau, Gastronomie, Spedition, Transport und Logistik, Gebäudereinigung, Messebau sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe – sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen.
• Zeitarbeit in diesen Branchen: Werden Zeitarbeitnehmer in einen dieser Wirtschaftszweige überlassen, trifft die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG den Entleiher, also den Kundenbetrieb.

Wie die Erfassung künftig genau aussehen muss – etwa ob sie elektronisch erfolgen muss –, soll im Arbeitszeitgesetz konkretisiert werden. Bis dahin gilt: Die Form ist frei, solange die Aufzeichnung vollständig, verlässlich und für Kontrollen verfügbar ist. Was Personaldienstleister jetzt umsetzen sollten, fasst unsere Checkliste zur Zeiterfassungspflicht 2026 zusammen.

Was muss auf einen Stundenzettel?

Gesetzlich gefordert sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Damit der Stundenzettel in der Zeitarbeit auch für Lohn und Rechnung taugt, sollte er mehr enthalten:

Zur Orientierung bei den Pausen: Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden in der Regel nicht überschreiten, mit Ausgleich höchstens zehn Stunden (§ 3 ArbZG). Zwischen zwei Arbeitstagen liegen mindestens elf Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG).

Stundenzettel in der Zeitarbeit: Was ist anders?

Der Zeitarbeitnehmer arbeitet beim Kunden, angestellt ist er beim Personaldienstleister. Daraus ergeben sich Besonderheiten:

• Erfasst wird beim Kunden: Die Zeiten entstehen im Einsatzbetrieb und werden meist vom dortigen Ansprechpartner bestätigt. Der Personaldienstleister braucht sie trotzdem schnell und vollständig.
• Ein Nachweis, zwei Abrechnungen: Aus denselben Stunden entstehen der Lohn (Entgeltgruppe, Zuschläge, Branchenzuschläge, gegebenenfalls Equal Pay) und die Kundenrechnung (Verrechnungssatz je Stunde plus Zuschläge laut Kundenvereinbarung).
• Unterschiedliche Zuschläge: Für den Mitarbeiter gelten die tariflichen Zuschläge, für den Kunden die vereinbarten Aufschläge. Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden müssen deshalb getrennt ausgewiesen sein.
• Die Einsatzdauer zählt: Branchenzuschläge steigen mit der Einsatzdauer, und Equal Pay gilt in der Regel nach neun Monaten beim selben Kunden (§ 8 Abs. 4 AÜG), mit Branchenzuschlagstarif spätestens nach 15 Monaten – mehr dazu in unserem Beitrag zur 9/15-Monats-Regel. Ein lückenloser Nachweis pro Kunde hilft, diese Fristen sicher zu bestimmen.
• Monatsende unter Zeitdruck: Viele Mitarbeiter bei vielen Kunden bedeuten viele Zettel, die bis zur Lohnabrechnung eingesammelt, geprüft und abgetippt werden müssen.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dienen Stundenzettel zugleich als Unterlage für die Lohnabrechnung oder als Beleg zur Kundenrechnung, können längere steuerliche Fristen gelten: Das Lohnkonto ist zum Beispiel bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren (§ 41 EStG), Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO). Klären Sie die Details mit Ihrem Steuerberater.

Wer gegen die Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten nach Mindestlohngesetz oder Arbeitszeitgesetz verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.

Typische Fehler mit Papier- und Excel-Stundenzetteln

• Stunden werden mehrfach abgetippt – vom Zettel in Excel, dann in die Lohnabrechnung und noch einmal in die Rechnung.
• Zettel kommen spät, unleserlich oder ohne Unterschrift des Kunden zurück.
• Pausen fehlen oder entsprechen nicht den Mindestpausen.
• Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden sind nicht getrennt – die Zuschläge stimmen dann weder im Lohn noch in der Rechnung.
• In Excel werden Formeln überschrieben, Dateien liegen verstreut, Änderungen sind nicht nachvollziehbar.

Kostenlose Stundenzettel-Vorlage: So nutzen Sie sie

Unsere Vorlagen sind auf die Zeitarbeit zugeschnitten – mit Feldern für Kunde, Einsatzort, Zuschlagsstunden und die Bestätigung durch den Kunden:

1. Kopf ausfüllen: Mitarbeiter, Personalnummer, Kunde, Einsatzort, Monat und Jahr.
2. Täglich Beginn, Ende und Pause eintragen – in der Excel-Vorlage wird die Arbeitszeit automatisch berechnet, auch bei Nachtschichten über Mitternacht.
3. Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden zusätzlich in den Spalten „davon …“ eintragen.
4. Abwesenheiten mit Kürzel erfassen (U = Urlaub, K = Krank, F = Feiertag, UU = unbezahlter Urlaub, ZA = Zeitausgleich).
5. Vom Mitarbeiter und vom Ansprechpartner beim Kunden unterschreiben lassen und fristgerecht an die Disposition geben.

Vom Papier zum digitalen Stundenzettel

Eine Vorlage hilft beim Einstieg. Je mehr Mitarbeiter im Einsatz sind, desto mehr Zeit kosten aber das Einsammeln, Prüfen und Abtippen am Monatsende. Digital erfasste Zeiten – per Mitarbeiter-App oder Zeiterfassungsterminal – landen direkt im System. Prüfungen auf fehlende Tage, ungewöhnlich lange Schichten oder Stunden an Urlaubstagen laufen automatisch, und Lohn und Rechnung entstehen aus denselben Daten.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Zeiterfassung für die Zeitarbeit in unserer Zeitarbeitssoftware SBM.