Отчет за работното време при временна работа: задължения, съдържание и безплатен образец

Какво е отчет за работното време?

Отчетът за работното време – наричан още отчет на часовете, документ за отработеното време или отчет за дейността – документира кога и колко дълго е работил служителят: дата, начало, край, почивки и изчисленото от тях работно време. Води се на хартия, в Excel, чрез приложение или чрез терминал за отчитане на работното време.

При временната работа отчетът има двойна роля. Той е основа за изчисляването на заплатата на работника по временна работа и същевременно за фактурата към предприятието клиент. Затова всеки час, записан грешно, непълно или със закъснение, се отразява двойно.

Задължителен ли е отчетът за работното време?

Да. В Германия работодателите по принцип са длъжни да отчитат работното време на служителите си. Федералният съд по трудови спорове (Bundesarbeitsgericht, BAG) реши с определение от 13.09.2022 (1 ABR 22/21), че това задължение произтича още от § 3, ал. 2, т. 1 от Закона за безопасност и здраве при работа (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG). Рамката беше поставена от Съда на Европейския съюз (EuGH) през 2019 г. (решение от 14.05.2019, C-55/18): системата трябва да бъде обективна, надеждна и достъпна.

Освен това важат специални задължения за записване:

• § 16, ал. 2 от Закона за работното време (ArbZG): работното време над осем часа на работен ден трябва да се записва.
• § 17 от Закона за минималната работна заплата (MiLoG): при миниджобове (Minijob) и в браншовете по § 2a от Закона за борба с недекларирания труд (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, SchwarzArbG) – например строителство, ресторантьорство, спедиция, транспорт и логистика, почистване на сгради, изграждане на изложбени щандове, както и охранителна дейност – началото, краят и продължителността на дневното работно време трябва да се запишат най-късно до изтичането на седмия календарен ден след работния ден.
• Временна работа в тези браншове: когато работници по временна работа се предоставят в някой от тези браншове, задължението за записване по § 17, ал. 1, изр. 2 MiLoG е на предприятието ползвател (Entleiher), т.е. на предприятието клиент.

Как точно ще трябва да изглежда отчитането в бъдеще – например дали ще трябва да е електронно – предстои да бъде конкретизирано в Закона за работното време. Дотогава формата е свободна, стига записите да са пълни, надеждни и на разположение при проверки. Какво агенциите за персонал трябва да въведат още сега, обобщава нашият чеклист за задължението за отчитане на работното време 2026.

Какво трябва да съдържа отчетът за работното време?

Законът изисква началото, края и продължителността на дневното работно време. За да може отчетът при временната работа да служи и за възнаграждението, и за фактурата, той трябва да съдържа повече:

За ориентир при почивките: при работа над шест часа е задължителна почивка от най-малко 30 минути, при работа над девет часа – най-малко 45 минути (§ 4 ArbZG). Работното време на работен ден по правило не може да надвишава осем часа, а с компенсиране – най-много десет часа (§ 3 ArbZG). Между два работни дни трябва да има най-малко единадесет часа почивка (§ 5 ArbZG).

Отчет за работното време при временна работа: какво е различното?

Работникът по временна работа работи при клиента, но е нает от агенцията за персонал. От това произтичат някои особености:

• Записването става при клиента: часовете възникват в предприятието ползвател и обикновено се потвърждават от лицето за контакт там. Въпреки това агенцията за персонал се нуждае от тях бързо и в пълнота.
• Един документ, две изчисления: от едни и същи часове се получават възнаграждението (група на възнаграждение, добавки, браншови добавки (Branchenzuschläge), при нужда Equal Pay) и фактурата към клиента (ставка за фактуриране на час плюс добавки според споразумението с клиента).
• Различни добавки: за служителя важат добавките по КТД, за клиента – договорените надценки. Затова нощните, неделните и празничните часове трябва да се посочват отделно.
• Продължителността на назначението има значение: браншовите добавки растат с продължителността на назначението, а Equal Pay по правило важи след девет месеца при същия клиент (§ 8, ал. 4 AÜG), а при КТД за браншови добавки – най-късно след 15 месеца; повече по темата в нашата статия за правилото 9/15 месеца. Пълният отчет по клиенти помага тези срокове да се определят сигурно.
• Натиск във времето в края на месеца: много служители при много клиенти означават много отчети, които до изчисляването на заплатите трябва да се съберат, проверят и препишат.

Колко дълго трябва да се съхраняват отчетите за работното време?

Записите по § 16, ал. 2 ArbZG и § 17 MiLoG трябва да се съхраняват най-малко две години. Ако отчетите служат едновременно като документи за изчисляване на заплатите или като основание за фактурата към клиента, могат да важат по-дълги данъчни срокове: например ведомостта за заплатата на служителя (Lohnkonto) трябва да се пази до края на шестата календарна година след последното вписване (§ 41 EStG), а счетоводните документи – осем години (§ 147 AO). Изяснете подробностите с вашия данъчен консултант.

Който нарушава задълженията за записване или съхранение по Закона за минималната работна заплата или Закона за работното време, рискува глоба до 30.000 €.

Типични грешки при хартиени и Excel отчети

• Часовете се преписват многократно – от листа в Excel, после в изчисляването на заплатите и още веднъж във фактурата.
• Отчетите се връщат късно, нечетливи или без подпис на клиента.
• Почивките липсват или не отговарят на минималните почивки.
• Нощните, неделните и празничните часове не са разделени – тогава добавките не са верни нито в заплатата, нито във фактурата.
• В Excel формулите се презаписват, файловете са разпръснати, промените не могат да се проследят.

Безплатен образец на отчет за работното време: как да го използвате

Нашите образци са съобразени с временната работа – с полета за клиента, мястото на работа, часовете с добавки и потвърждението от клиента. Образците са на немски език, тъй като се използват в предприятия клиенти в Германия:

1. Попълнете заглавната част: служител, персонален номер, клиент, място на работа, месец и година.
2. Всеки ден въвеждайте начало, край и почивка – в образеца в Excel работното време се изчислява автоматично, включително при нощни смени след полунощ.
3. Въвеждайте нощните, неделните и празничните часове допълнително в колоните „davon …“ (от тях …).
4. Отбелязвайте отсъствията със съкращение (U = отпуск, K = болест, F = празник, UU = неплатен отпуск, ZA = компенсиране със свободно време).
5. Дайте отчета за подпис на служителя и на лицето за контакт при клиента и го предайте навреме на диспечерския отдел.

От хартиен към дигитален отчет за работното време

Образецът помага в началото. Колкото повече служители са на назначение обаче, толкова повече време отнемат събирането, проверката и преписването в края на месеца. Дигитално записаното време – чрез приложение за служители или терминал за отчитане на работното време – попада директно в системата. Проверките за липсващи дни, необичайно дълги смени или часове в дни на отпуск се извършват автоматично, а възнаграждението и фактурата се получават от едни и същи данни.

Как изглежда това на практика, показва отчитането на работното време в нашия софтуер за временна работа SBM.