Karta czasu pracy w pracy tymczasowej: obowiązki, zawartość i bezpłatny wzór

Czym jest karta czasu pracy?

Karta czasu pracy – nazywana też zestawieniem godzin, ewidencją czasu pracy lub wykazem czynności – dokumentuje, kiedy i jak długo pracownik pracował: datę, początek, koniec, przerwy i obliczony na ich podstawie czas pracy. Prowadzi się ją na papierze, w Excelu, w aplikacji lub za pomocą terminala do rejestracji czasu pracy.

W pracy tymczasowej karta czasu pracy pełni podwójną rolę. Jest podstawą rozliczenia wynagrodzenia pracownika tymczasowego, a jednocześnie faktury dla przedsiębiorstwa klienta. Każda godzina zarejestrowana błędnie, niekompletnie lub zbyt późno działa więc podwójnie.

Czy karta czasu pracy jest obowiązkowa?

Tak. Pracodawcy w Niemczech co do zasady muszą ewidencjonować czas pracy swoich pracowników. Federalny Sąd Pracy (BAG) orzekł w postanowieniu z 13.09.2022 (1 ABR 22/21), że obowiązek ten wynika już z § 3 ust. 2 pkt 1 niemieckiej ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG). Ramy wyznaczył w 2019 roku Trybunał Sprawiedliwości UE (TSUE) (wyrok z 14.05.2019, C-55/18): system musi być obiektywny, wiarygodny i dostępny.

Ponadto obowiązują szczególne obowiązki ewidencyjne:

• § 16 ust. 2 ustawy o czasie pracy (ArbZG): czas pracy przekraczający osiem godzin w dniu roboczym musi być rejestrowany.
• § 17 ustawy o płacy minimalnej (MiLoG): przy minijobach i w branżach według § 2a ustawy o zwalczaniu pracy nierejestrowanej (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, SchwarzArbG) – np. w budownictwie, gastronomii, spedycji, transporcie i logistyce, sprzątaniu budynków, zabudowie targowej oraz w usługach ochrony – początek, koniec i czas trwania dziennego czasu pracy należy zarejestrować najpóźniej do końca siódmego dnia kalendarzowego po dniu pracy.
• Praca tymczasowa w tych branżach: jeśli pracownicy tymczasowi są udostępniani do jednej z tych branż, obowiązek ewidencji według § 17 ust. 1 zd. 2 MiLoG spoczywa na pracodawcy użytkowniku (Entleiher), czyli na przedsiębiorstwie klienta.

Jak dokładnie ma wyglądać ewidencja w przyszłości – np. czy musi być elektroniczna – ma zostać doprecyzowane w ustawie o czasie pracy. Do tego czasu forma jest dowolna, o ile zapisy są kompletne, wiarygodne i dostępne podczas kontroli. Co agencje powinny wdrożyć już teraz, podsumowuje nasza lista kontrolna dotycząca obowiązku ewidencji czasu pracy 2026.

Co musi zawierać karta czasu pracy?

Ustawowo wymagane są początek, koniec i czas trwania dziennego czasu pracy. Aby karta czasu pracy w pracy tymczasowej nadawała się także do rozliczenia wynagrodzenia i faktury, powinna zawierać więcej:

Orientacyjnie w kwestii przerw: przy pracy dłuższej niż sześć godzin obowiązkowa jest przerwa co najmniej 30 minut, przy pracy dłuższej niż dziewięć godzin co najmniej 45 minut (§ 4 ArbZG). Czas pracy w dniu roboczym co do zasady nie może przekraczać ośmiu godzin, a przy wyrównaniu maksymalnie dziesięciu godzin (§ 3 ArbZG). Między dwoma dniami pracy musi przypadać co najmniej jedenaście godzin odpoczynku (§ 5 ArbZG).

Karta czasu pracy w pracy tymczasowej: co jest inaczej?

Pracownik tymczasowy pracuje u klienta, ale jest zatrudniony w agencji pracy tymczasowej. Wynikają z tego szczególne cechy:

• Ewidencja odbywa się u klienta: godziny powstają w zakładzie klienta i zwykle potwierdza je tamtejsza osoba kontaktowa. Agencja mimo to potrzebuje ich szybko i w komplecie.
• Jeden dowód, dwa rozliczenia: z tych samych godzin powstaje wynagrodzenie (grupa zaszeregowania, dodatki, dodatki branżowe (Branchenzuschläge), ewentualnie Equal Pay) i faktura dla klienta (stawka rozliczeniowa za godzinę plus dodatki według umowy z klientem).
• Różne dodatki: pracownika obowiązują dodatki z układu zbiorowego, klienta uzgodnione narzuty. Godziny nocne, niedzielne i świąteczne muszą więc być wykazane osobno.
• Liczy się okres skierowania: dodatki branżowe rosną wraz z długością skierowania, a Equal Pay obowiązuje co do zasady po dziewięciu miesiącach u tego samego klienta (§ 8 ust. 4 AÜG), przy układzie o dodatkach branżowych najpóźniej po 15 miesiącach – więcej w naszym artykule o zasadzie 9/15 miesięcy. Pełna ewidencja dla każdego klienta pomaga pewnie ustalić te terminy.
• Presja czasu na koniec miesiąca: wielu pracowników u wielu klientów to wiele kart, które przed rozliczeniem płac trzeba zebrać, sprawdzić i przepisać.

Jak długo trzeba przechowywać karty czasu pracy?

Zapisy według § 16 ust. 2 ArbZG i § 17 MiLoG należy przechowywać co najmniej dwa lata. Jeśli karty czasu pracy służą jednocześnie jako dokumentacja płacowa lub dowód do faktury dla klienta, mogą obowiązywać dłuższe terminy podatkowe: np. konto płacowe (Lohnkonto) należy przechowywać do końca szóstego roku kalendarzowego po ostatnim wpisie (§ 41 EStG), a dowody księgowe przez osiem lat (§ 147 AO). Szczegóły prosimy wyjaśnić z doradcą podatkowym.

Kto narusza obowiązki ewidencji lub przechowywania według ustawy o płacy minimalnej albo ustawy o czasie pracy, ryzykuje grzywnę do 30.000 €.

Typowe błędy w papierowych i excelowych kartach czasu pracy

• Godziny są przepisywane wielokrotnie – z karty do Excela, potem do rozliczenia płac i jeszcze raz do faktury.
• Karty wracają późno, są nieczytelne lub bez podpisu klienta.
• Brakuje przerw albo nie odpowiadają one minimalnym przerwom.
• Godziny nocne, niedzielne i świąteczne nie są rozdzielone – wtedy dodatki nie zgadzają się ani w wynagrodzeniu, ani na fakturze.
• W Excelu formuły zostają nadpisane, pliki są rozproszone, a zmian nie da się prześledzić.

Bezpłatny wzór karty czasu pracy: jak z niego korzystać

Nasze wzory są dopasowane do pracy tymczasowej – z polami na klienta, miejsce pracy, godziny z dodatkami i potwierdzenie przez klienta. Wzory są w języku niemieckim, ponieważ używa się ich w przedsiębiorstwach klientów w Niemczech:

1. Wypełnić nagłówek: pracownik, numer osobowy, klient, miejsce pracy, miesiąc i rok.
2. Codziennie wpisywać początek, koniec i przerwę – we wzorze Excel czas pracy jest liczony automatycznie, także przy zmianach nocnych przechodzących przez północ.
3. Godziny nocne, niedzielne i świąteczne dodatkowo wpisać w kolumnach „davon …” (w tym …).
4. Nieobecności oznaczać skrótem (U = urlop, K = choroba, F = święto, UU = urlop bezpłatny, ZA = odbiór nadgodzin w czasie wolnym).
5. Dać do podpisu pracownikowi i osobie kontaktowej u klienta i w terminie przekazać do działu dyspozycji.

Od papieru do cyfrowej karty czasu pracy

Wzór pomaga na początek. Im więcej pracowników jest jednak na skierowaniach, tym więcej czasu zajmuje zbieranie, sprawdzanie i przepisywanie na koniec miesiąca. Czas rejestrowany cyfrowo – w aplikacji dla pracowników lub na terminalu do rejestracji czasu pracy – trafia bezpośrednio do systemu. Kontrole brakujących dni, nietypowo długich zmian czy godzin w dni urlopu przebiegają automatycznie, a wynagrodzenie i faktura powstają z tych samych danych.

Jak wygląda to w praktyce, pokazuje ewidencja czasu pracy w oprogramowaniu SBM dla agencji pracy tymczasowej.