Табель обліку робочого часу в тимчасовій роботі: обов’язки, зміст і безкоштовний шаблон

Що таке табель обліку робочого часу?

Табель обліку робочого часу — його також називають обліком годин, підтвердженням робочого часу або звітом про виконану роботу — документує, коли й скільки працював працівник: дату, початок, кінець, перерви та розрахований на їх основі робочий час. Його ведуть на папері, в Excel, у застосунку або за допомогою термінала обліку робочого часу.

У тимчасовій роботі табель має подвійну роль. Він є основою для нарахування зарплати тимчасовому працівникові і водночас для рахунку підприємству клієнта. Тому кожна година, зафіксована неправильно, неповно або із запізненням, впливає двічі.

Чи обов’язковий табель обліку робочого часу?

Так. Роботодавці в Німеччині, як правило, зобов’язані вести облік робочого часу своїх працівників. Федеральний суд з трудових спорів (Bundesarbeitsgericht, BAG) ухвалою від 13.09.2022 (1 ABR 22/21) вирішив, що цей обов’язок випливає вже з § 3 абз. 2 п. 1 Закону про охорону праці (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG). Рамки в 2019 році встановив Суд Європейського Союзу (EuGH) (рішення від 14.05.2019, C-55/18): система має бути об’єктивною, надійною та доступною.

Крім того, діють особливі обов’язки щодо обліку:

• § 16 абз. 2 Закону про робочий час (ArbZG): робочий час понад вісім годин на робочий день необхідно фіксувати.
• § 17 Закону про мінімальну заробітну плату (MiLoG): для мініджобів (Minijob) і в галузях за § 2a Закону про боротьбу з нелегальною працею (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, SchwarzArbG) — наприклад, у будівництві, гастрономії, експедируванні, транспорті й логістиці, клінінгу будівель, будівництві виставкових стендів, а також в охоронній галузі — початок, кінець і тривалість щоденного робочого часу треба зафіксувати не пізніше кінця сьомого календарного дня після робочого дня.
• Тимчасова робота в цих галузях: якщо тимчасових працівників направляють в одну з цих галузей, обов’язок обліку за § 17 абз. 1 речення 2 MiLoG покладається на підприємство-користувача (Entleiher), тобто на підприємство клієнта.

Як саме має виглядати облік у майбутньому — наприклад, чи має він бути електронним, — планують конкретизувати в Законі про робочий час. До того часу форма довільна, якщо записи повні, надійні та доступні для перевірок. Що кадровим компаніям варто впровадити вже зараз, підсумовує наш чек-лист щодо обов’язку обліку робочого часу 2026.

Що має бути в табелі обліку робочого часу?

Закон вимагає фіксувати початок, кінець і тривалість щоденного робочого часу. Щоб табель у тимчасовій роботі можна було використати і для оплати праці, і для рахунку, він має містити більше:

Для орієнтиру щодо перерв: при роботі понад шість годин обов’язкова перерва щонайменше 30 хвилин, понад дев’ять годин — щонайменше 45 хвилин (§ 4 ArbZG). Робочий час на робочий день, як правило, не може перевищувати вісім годин, а з компенсацією — щонайбільше десять годин (§ 3 ArbZG). Між двома робочими днями має бути щонайменше одинадцять годин відпочинку (§ 5 ArbZG).

Табель у тимчасовій роботі: що інакше?

Тимчасовий працівник працює в клієнта, а працевлаштований у кадровій компанії. Звідси випливають особливості:

• Облік ведеться в клієнта: години виникають на підприємстві-користувачі, і їх зазвичай підтверджує тамтешня контактна особа. Проте кадровій компанії вони потрібні швидко й повністю.
• Один документ — два розрахунки: з тих самих годин формуються оплата праці (тарифна група, надбавки, галузеві надбавки (Branchenzuschläge), за потреби Equal Pay) і рахунок клієнтові (розрахункова ставка за годину плюс надбавки згідно з домовленістю з клієнтом).
• Різні надбавки: для працівника діють тарифні надбавки, для клієнта — погоджені націнки. Тому нічні, недільні та святкові години потрібно показувати окремо.
• Важить тривалість направлення: галузеві надбавки зростають із тривалістю направлення, а Equal Pay, як правило, діє після дев’яти місяців у того самого клієнта (§ 8 абз. 4 AÜG), за колективного договору про галузеві надбавки — не пізніше ніж через 15 місяців; докладніше — у нашій статті про правило 9/15 місяців. Повний облік за кожним клієнтом допомагає надійно визначати ці строки.
• Тиск часу наприкінці місяця: багато працівників у багатьох клієнтів — це багато табелів, які до нарахування зарплати треба зібрати, перевірити й передрукувати.

Скільки часу потрібно зберігати табелі?

Записи за § 16 абз. 2 ArbZG і § 17 MiLoG необхідно зберігати щонайменше два роки. Якщо табелі водночас є документами для нарахування зарплати або підставою для рахунку клієнтові, можуть діяти довші податкові строки: наприклад, особовий рахунок із зарплати (Lohnkonto) зберігають до кінця шостого календарного року після останнього запису (§ 41 EStG), бухгалтерські первинні документи — вісім років (§ 147 AO). Деталі уточніть зі своїм податковим консультантом.

Хто порушує обов’язки щодо обліку або зберігання за Законом про мінімальну заробітну плату чи Законом про робочий час, ризикує отримати штраф до 30.000 €.

Типові помилки з паперовими та Excel-табелями

• Години передруковують кілька разів — з паперу в Excel, потім у нарахування зарплати й ще раз у рахунок.
• Табелі повертаються пізно, нерозбірливі або без підпису клієнта.
• Перерви відсутні або не відповідають мінімальним перервам.
• Нічні, недільні та святкові години не розділено — тоді надбавки неправильні і в зарплаті, і в рахунку.
• В Excel перезаписують формули, файли розкидані, зміни неможливо відстежити.

Безкоштовний шаблон табеля: як ним користуватися

Наші шаблони розроблені для тимчасової роботи — з полями для клієнта, місця роботи, годин із надбавками та підтвердження клієнтом. Шаблони німецькою мовою, бо ними користуються на підприємствах клієнтів у Німеччині:

1. Заповніть шапку: працівник, табельний номер, клієнт, місце роботи, місяць і рік.
2. Щодня вносьте початок, кінець і перерву — у шаблоні Excel робочий час розраховується автоматично, також для нічних змін, що переходять через північ.
3. Нічні, недільні та святкові години додатково вносьте в стовпці „davon …“ (з них …).
4. Позначайте відсутності скороченнями (U = відпустка, K = хвороба, F = святковий день, UU = відпустка без збереження зарплати, ZA = компенсація відгулом).
5. Дайте підписати працівникові та контактній особі клієнта й вчасно передайте диспетчерам.

Від паперового до цифрового табеля

Шаблон допомагає на старті. Але що більше працівників на направленнях, то більше часу забирають збирання, перевірка й передрук наприкінці місяця. Час, зафіксований цифрово — через застосунок для працівників або термінал обліку робочого часу, — потрапляє безпосередньо в систему. Перевірки на пропущені дні, незвично довгі зміни або години в дні відпустки виконуються автоматично, а оплата праці й рахунок формуються з тих самих даних.

Як це виглядає на практиці, показує облік робочого часу в програмі SBM для лізингу персоналу.