Personel kiralamada puantaj cetveli: yükümlülükler, içerik ve ücretsiz şablon

Puantaj cetveli (Stundenzettel) nedir?

Puantaj cetveli – Almancada Stundenzettel, Stundennachweis veya Arbeitszeitnachweis – bir çalışanın ne zaman ve ne kadar çalıştığını belgeler: tarih, başlangıç, bitiş, molalar ve bunlardan hesaplanan çalışma süresi. Kâğıt üzerinde, Excel'de, uygulama ile veya bir zaman kayıt terminali üzerinden tutulabilir.

Personel kiralamada (Zeitarbeit) puantaj cetvelinin iki işlevi vardır: geçici çalışanın ücret bordrosunun ve aynı zamanda müşteri firmaya kesilen faturanın temelidir. Yanlış, eksik veya geç kaydedilen her saat bu yüzden iki kez etki eder.

Puantaj cetveli zorunlu mu?

Evet. Almanya'da işverenler çalışanlarının çalışma süresini kural olarak kaydetmek zorundadır. Federal Çalışma Mahkemesi (BAG) 13.09.2022 tarihli kararıyla (1 ABR 22/21) bu yükümlülüğün İş Güvenliği Kanunu'nun (ArbSchG) 3. maddesi 2. fıkra 1. bendinden kaynaklandığına hükmetti. Çerçeveyi 2019'da Avrupa Birliği Adalet Divanı belirledi (14.05.2019, C-55/18): sistem nesnel, güvenilir ve erişilebilir olmalıdır.

Bunun yanında özel kayıt yükümlülükleri vardır:

• Çalışma Süresi Kanunu (ArbZG) § 16 f. 2: İş günü sekiz saati aşan çalışma süresi kaydedilmelidir.
• Asgari Ücret Kanunu (MiLoG) § 17: Minijob'larda ve Kayıt Dışı İstihdamla Mücadele Kanunu § 2a kapsamındaki sektörlerde – örneğin inşaat, gastronomi, nakliye, taşımacılık ve lojistik, bina temizliği, fuar kurulumu ile güvenlik hizmetleri – günlük çalışma süresinin başlangıcı, bitişi ve süresi en geç çalışma gününü izleyen yedinci takvim gününün sonuna kadar kaydedilmelidir.
• Bu sektörlerde personel kiralama: Geçici çalışanlar bu sektörlerden birine devredilirse, MiLoG § 17 f. 1 cümle 2 uyarınca kayıt yükümlülüğü kullanıcı işverene (Entleiher), yani müşteri firmaya aittir.

Kaydın ileride tam olarak nasıl yapılması gerektiği – örneğin elektronik olup olmayacağı – Çalışma Süresi Kanunu'nda netleştirilecek. O zamana kadar geçerli olan: kayıt eksiksiz, güvenilir ve denetimlerde erişilebilir olduğu sürece biçim serbesttir.

Puantaj cetvelinde neler olmalı?

Yasal olarak günlük çalışma süresinin başlangıcı, bitişi ve süresi istenir. Puantaj cetvelinin personel kiralamada ücret ve fatura için de kullanılabilmesi için daha fazlasını içermesi gerekir:

Molalar için yön gösterici: altı saati aşan çalışmada en az 30 dakika, dokuz saati aşan çalışmada en az 45 dakika mola zorunludur (ArbZG § 4). İş günü çalışma süresi kural olarak sekiz saati, denkleştirme ile en fazla on saati aşamaz (ArbZG § 3). İki iş günü arasında en az on bir saat dinlenme süresi olmalıdır (ArbZG § 5).

Personel kiralamada puantaj cetveli: Fark nedir?

Geçici çalışan müşteride çalışır, ancak personel kiralama firmasında istihdam edilir. Bundan bazı özellikler doğar:

• Kayıt müşteride oluşur: Saatler çalışılan işletmede oluşur ve genellikle oradaki yetkili tarafından onaylanır. Personel kiralama firması yine de bunlara hızlı ve eksiksiz ihtiyaç duyar.
• Tek belge, iki hesap: Aynı saatlerden ücret (ücret grubu, zamlar, sektör zamları, gerekirse Equal Pay) ve müşteri faturası (saat başı fatura ücreti ve müşteri anlaşmasına göre zamlar) oluşur.
• Farklı zamlar: Çalışan için toplu sözleşme zamları, müşteri için anlaşılan ek ücretler geçerlidir. Gece, pazar ve resmî tatil saatleri bu yüzden ayrı gösterilmelidir.
• Görev süresi önemlidir: Sektör zamları görev süresiyle artar; Equal Pay kural olarak aynı müşteride dokuz aylık görevden sonra (AÜG § 8 f. 4), sektör zammı toplu sözleşmelerinde en geç 15 ay sonra geçerlidir. Müşteri bazında eksiksiz bir kayıt bu süreleri güvenle belirlemeye yardımcı olur.
• Ay sonu zaman baskısı: Çok sayıda müşteride çok sayıda çalışan, bordroya kadar toplanması, kontrol edilmesi ve elle girilmesi gereken çok sayıda kâğıt demektir.

Puantaj cetvelleri ne kadar süre saklanmalı?

ArbZG § 16 f. 2 ve MiLoG § 17 kapsamındaki kayıtlar en az iki yıl saklanmalıdır. Puantaj cetvelleri aynı zamanda bordro belgesi veya müşteri faturasının dayanağı olarak kullanılıyorsa daha uzun vergisel süreler geçerli olabilir: örneğin ücret hesabı (Lohnkonto) son kaydı izleyen altıncı takvim yılının sonuna kadar (EStG § 41), muhasebe belgeleri sekiz yıl (AO § 147) saklanır. Ayrıntıları mali müşavirinizle netleştirin.

Asgari Ücret Kanunu veya Çalışma Süresi Kanunu'ndaki kayıt ya da saklama yükümlülüklerini ihlal edenlere 30.000 Euro'ya kadar idari para cezası verilebilir.

Kâğıt ve Excel puantaj cetvellerinde tipik hatalar

• Saatler birkaç kez elle girilir – kâğıttan Excel'e, sonra bordroya ve bir kez daha faturaya.
• Cetveller geç, okunaksız veya müşteri imzası olmadan geri gelir.
• Molalar eksiktir ya da asgari molalara uymaz.
• Gece, pazar ve resmî tatil saatleri ayrılmamıştır – zamlar ne bordroda ne faturada doğru olur.
• Excel'de formüllerin üzerine yazılır, dosyalar dağınıktır, değişiklikler izlenemez.

Ücretsiz puantaj cetveli şablonu: Nasıl kullanılır?

Şablonlarımız personel kiralamaya göre hazırlandı – müşteri, çalışma yeri, zamlı saatler ve müşteri onayı için alanlarla. Şablonlar Almancadır, çünkü Almanya'daki müşteri firmalarda kullanılır:

1. Üst kısmı doldurun: çalışan, personel numarası, müşteri, çalışma yeri, ay ve yıl.
2. Her gün başlangıç, bitiş ve molayı girin – Excel şablonunda çalışma süresi otomatik hesaplanır, gece yarısını aşan vardiyalarda da.
3. Gece, pazar ve resmî tatil saatlerini ayrıca „davon …“ sütunlarına girin.
4. Devamsızlıkları kısaltmayla kaydedin (U = izin, K = hastalık, F = resmî tatil, UU = ücretsiz izin, ZA = denkleştirme).
5. Çalışana ve müşterideki yetkiliye imzalatın ve süresi içinde operasyon (Disposition) ekibine iletin.

Kâğıttan dijital puantaj cetveline

Şablon başlangıç için yardımcı olur. Ancak sahadaki çalışan sayısı arttıkça ay sonunda toplama, kontrol ve elle giriş daha çok zaman alır. Dijital kaydedilen saatler – çalışan uygulaması veya zaman kayıt terminali ile – doğrudan sisteme düşer. Eksik günler, olağandışı uzun vardiyalar veya izin günlerindeki saatler otomatik kontrol edilir; ücret ve fatura aynı verilerden oluşur.

Uygulamada nasıl göründüğünü personel kiralama yazılımımız SBM gösteriyor.