Foaia de pontaj în munca temporară: obligații, conținut și șablon gratuit

Ce este o foaie de pontaj?

Foaia de pontaj – numită și evidența orelor, dovada timpului de lucru sau raport de activitate – documentează când și cât a lucrat un angajat: data, începutul, sfârșitul, pauzele și timpul de lucru calculat din acestea. Se ține pe hârtie, în Excel, printr-o aplicație sau cu un terminal de pontaj.

În munca temporară, foaia de pontaj are un rol dublu. Ea stă la baza calculului salarial al salariatului temporar și, în același timp, a facturii către firma client. Fiecare oră înregistrată greșit, incomplet sau prea târziu are, așadar, un efect dublu.

Este foaia de pontaj obligatorie?

Da. În Germania, angajatorii sunt obligați, în principiu, să înregistreze timpul de lucru al angajaților lor. Curtea Federală a Muncii (Bundesarbeitsgericht, BAG) a stabilit prin decizia din 13.09.2022 (1 ABR 22/21) că această obligație decurge deja din § 3 alin. 2 pct. 1 din Legea germană privind securitatea și sănătatea în muncă (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG). Cadrul a fost stabilit în 2019 de Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE, în germană EuGH) (hotărârea din 14.05.2019, C-55/18): sistemul trebuie să fie obiectiv, fiabil și accesibil.

Pe lângă aceasta, există obligații speciale de înregistrare:

• § 16 alin. 2 din Legea privind timpul de lucru (ArbZG): timpul de lucru care depășește opt ore pe zi lucrătoare trebuie înregistrat.
• § 17 din Legea germană a salariului minim (MiLoG): la minijoburi și în ramurile prevăzute de § 2a din Legea privind combaterea muncii nedeclarate (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, SchwarzArbG) – de exemplu construcții, gastronomie, expediție, transport și logistică, curățenia clădirilor, construcția de standuri expoziționale, precum și pază și securitate – începutul, sfârșitul și durata timpului de lucru zilnic trebuie înregistrate cel târziu până la sfârșitul celei de-a șaptea zile calendaristice de după ziua de lucru.
• Munca temporară în aceste ramuri: dacă salariații temporari sunt puși la dispoziție într-una dintre aceste ramuri, obligația de înregistrare conform § 17 alin. 1 teza 2 MiLoG revine utilizatorului (Entleiher), adică firmei client.

Cum anume va trebui să arate înregistrarea pe viitor – de exemplu, dacă trebuie să fie electronică – urmează să fie precizat în Legea privind timpul de lucru. Până atunci, forma este liberă, atât timp cât înregistrarea este completă, fiabilă și disponibilă pentru controale. Ce ar trebui să pună în aplicare acum furnizorii de servicii de personal rezumă lista noastră de verificare privind obligația de pontaj 2026.

Ce trebuie să conțină o foaie de pontaj?

Legea cere începutul, sfârșitul și durata timpului de lucru zilnic. Pentru ca foaia de pontaj să poată fi folosită în munca temporară și pentru salariu și factură, ea ar trebui să conțină mai mult:

Ca orientare pentru pauze: la peste șase ore de lucru este obligatorie o pauză de cel puțin 30 de minute, la peste nouă ore de cel puțin 45 de minute (§ 4 ArbZG). Timpul de lucru pe zi lucrătoare nu poate depăși, de regulă, opt ore, iar cu compensare cel mult zece ore (§ 3 ArbZG). Între două zile de lucru trebuie să existe o perioadă de repaus de cel puțin unsprezece ore (§ 5 ArbZG).

Foaia de pontaj în munca temporară: ce este diferit?

Salariatul temporar lucrează la client, dar este angajat de furnizorul de servicii de personal. De aici rezultă câteva particularități:

• Înregistrarea are loc la client: orele se lucrează în firma în care este trimis salariatul și sunt de obicei confirmate de persoana de contact de acolo. Furnizorul de servicii de personal are totuși nevoie de ele rapid și complet.
• O singură evidență, două decontări: din aceleași ore rezultă salariul (grupa de salarizare, sporuri, sporuri de ramură (Branchenzuschläge), eventual Equal Pay) și factura către client (tariful de facturare pe oră plus sporurile conform acordului cu clientul).
• Sporuri diferite: pentru angajat se aplică sporurile din contractul colectiv, pentru client adaosurile convenite. Orele de noapte, de duminică și de sărbătoare legală trebuie, așadar, evidențiate separat.
• Durata misiunii contează: sporurile de ramură cresc odată cu durata misiunii, iar Equal Pay se aplică, de regulă, după nouă luni la același client (§ 8 alin. 4 AÜG), iar cu un contract colectiv privind sporurile de ramură cel târziu după 15 luni – mai multe în articolul nostru despre regula de 9/15 luni. O evidență completă pentru fiecare client ajută la stabilirea sigură a acestor termene.
• Presiune de timp la sfârșit de lună: mulți angajați la mulți clienți înseamnă multe foi care trebuie colectate, verificate și transcrise până la calculul salariilor.

Cât timp trebuie păstrate foile de pontaj?

Înregistrările conform § 16 alin. 2 ArbZG și § 17 MiLoG trebuie păstrate cel puțin doi ani. Dacă foile de pontaj servesc totodată ca document pentru calculul salariilor sau ca justificare pentru factura către client, se pot aplica termene fiscale mai lungi: de exemplu, fișa salarială (Lohnkonto) trebuie păstrată până la sfârșitul celui de-al șaselea an calendaristic după ultima înregistrare (§ 41 EStG), iar documentele contabile justificative opt ani (§ 147 AO). Clarificați detaliile cu consultantul dumneavoastră fiscal.

Cine încalcă obligațiile de înregistrare sau de păstrare prevăzute de Legea salariului minim sau de Legea privind timpul de lucru riscă o amendă de până la 30.000 €.

Greșeli tipice cu foile de pontaj pe hârtie și în Excel

• Orele sunt transcrise de mai multe ori – de pe foaie în Excel, apoi în calculul salariilor și încă o dată în factură.
• Foile se întorc târziu, ilizibile sau fără semnătura clientului.
• Pauzele lipsesc sau nu respectă pauzele minime.
• Orele de noapte, de duminică și de sărbătoare legală nu sunt separate – atunci sporurile nu sunt corecte nici în salariu, nici în factură.
• În Excel, formulele sunt suprascrise, fișierele sunt împrăștiate, iar modificările nu pot fi urmărite.

Șablon gratuit de foaie de pontaj: cum îl folosiți

Șabloanele noastre sunt adaptate muncii temporare – cu câmpuri pentru client, locul de muncă, orele cu spor și confirmarea de către client. Șabloanele sunt în limba germană, deoarece se folosesc la firme client din Germania:

1. Completați antetul: angajat, număr de personal, client, loc de muncă, luna și anul.
2. Introduceți zilnic începutul, sfârșitul și pauza – în șablonul Excel, timpul de lucru se calculează automat, inclusiv pentru turele de noapte care trec de miezul nopții.
3. Introduceți suplimentar orele de noapte, de duminică și de sărbătoare legală în coloanele „davon …” (din care …).
4. Înregistrați absențele cu prescurtări (U = concediu, K = boală, F = sărbătoare legală, UU = concediu fără plată, ZA = compensare cu timp liber).
5. Cereți semnătura angajatului și a persoanei de contact de la client și predați foaia la timp dispeceratului.

De la hârtie la foaia de pontaj digitală

Un șablon ajută la început. Cu cât sunt mai mulți angajați în misiune, cu atât colectarea, verificarea și transcrierea de la sfârșitul lunii durează însă mai mult. Orele înregistrate digital – prin aplicația pentru angajați sau printr-un terminal de pontaj – ajung direct în sistem. Verificările privind zilele lipsă, turele neobișnuit de lungi sau orele din zilele de concediu rulează automat, iar salariul și factura rezultă din aceleași date.

Cum arată acest lucru în practică vedeți în modulul de pontaj din software-ul SBM pentru munca temporară.