Jelenléti ív a munkaerő-kölcsönzésben: kötelezettségek, tartalom és ingyenes sablon

Mi a jelenléti ív?

A jelenléti ív – más néven óranyilvántartás, munkaidő-igazolás vagy tevékenységi kimutatás – dokumentálja, mikor és mennyi ideig dolgozott egy munkavállaló: a dátumot, a kezdést, a befejezést, a szüneteket és az ezekből kiszámított munkaidőt. Vezethető papíron, Excelben, alkalmazással vagy munkaidő-nyilvántartó terminálon.

A munkaerő-kölcsönzésben a jelenléti ívnek kettős szerepe van. Egyszerre alapja a kölcsönzött munkavállaló bérszámfejtésének és az ügyfél üzemének kiállított számlának. Minden helytelenül, hiányosan vagy későn rögzített óra ezért kétszeresen hat.

Kötelező a jelenléti ív?

Igen. Németországban a munkáltatóknak főszabályként nyilván kell tartaniuk munkavállalóik munkaidejét. A Szövetségi Munkaügyi Bíróság (BAG) 13.09.2022 napján hozott határozatában (1 ABR 22/21) kimondta, hogy ez a kötelezettség már a német munkavédelmi törvény (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG) 3. § (2) bekezdés 1. pontjából következik. A keretet 2019-ben az Európai Unió Bírósága (EuGH) határozta meg (ítélet, 14.05.2019 – C-55/18): a rendszernek objektívnek, megbízhatónak és hozzáférhetőnek kell lennie.

Emellett különleges nyilvántartási kötelezettségek is vannak:

• Munkaidőtörvény (ArbZG) 16. § (2) bekezdés: a munkanaponkénti nyolc órát meghaladó munkaidőt fel kell jegyezni.
• Német minimálbértörvény (MiLoG) 17. §: minijob esetén, valamint a feketemunka elleni törvény (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, SchwarzArbG) 2a. §-a szerinti ágazatokban – például az építőiparban, a vendéglátásban, a szállítmányozásban, a szállításban és logisztikában, az épülettakarításban, a kiállításépítésben, valamint az őrző-védő és biztonsági szolgáltatásokban – a napi munkaidő kezdetét, végét és időtartamát legkésőbb a munkanapot követő hetedik naptári nap végéig fel kell jegyezni.
• Munkaerő-kölcsönzés ezekben az ágazatokban: ha kölcsönzött munkavállalókat ezen ágazatok valamelyikébe kölcsönöznek ki, a MiLoG 17. § (1) bekezdés 2. mondata szerinti nyilvántartási kötelezettség a kölcsönvevőt (Entleiher), vagyis az ügyfél üzemét terheli.

Azt, hogy a nyilvántartásnak a jövőben pontosan hogyan kell kinéznie – például elektronikusan kell-e történnie –, a munkaidőtörvényben fogják pontosítani. Addig a forma szabad, amennyiben a nyilvántartás teljes, megbízható és ellenőrzéskor rendelkezésre áll. Hogy a személyzeti szolgáltatóknak most mit érdemes bevezetniük, azt a 2026-os munkaidő-nyilvántartási kötelezettségről szóló ellenőrzőlistánk foglalja össze.

Mi kerüljön a jelenléti ívre?

A törvény a napi munkaidő kezdetét, végét és időtartamát írja elő. Ahhoz, hogy a jelenléti ív a munkaerő-kölcsönzésben a bérhez és a számlához is használható legyen, ennél többet kell tartalmaznia:

Tájékoztatásul a szünetekről: hat órát meghaladó munka esetén legalább 30 perc, kilenc órát meghaladó munka esetén legalább 45 perc szünet kötelező (ArbZG 4. §). A munkanaponkénti munkaidő főszabályként nem haladhatja meg a nyolc órát, kiegyenlítéssel legfeljebb tíz óra lehet (ArbZG 3. §). Két munkanap között legalább tizenegy óra pihenőidőnek kell lennie (ArbZG 5. §).

Jelenléti ív a munkaerő-kölcsönzésben: mi más?

A kölcsönzött munkavállaló az ügyfélnél dolgozik, de a személyzeti szolgáltató alkalmazásában áll. Ebből néhány sajátosság következik:

• A rögzítés az ügyfélnél történik: az idők a kihelyezési üzemben keletkeznek, és többnyire az ottani kapcsolattartó igazolja őket. A személyzeti szolgáltatónak mégis gyorsan és hiánytalanul szüksége van rájuk.
• Egy igazolás, két elszámolás: ugyanazokból az órákból születik a bér (bércsoport, pótlékok, ágazati pótlékok (Branchenzuschläge), adott esetben Equal Pay) és az ügyfélszámla (óránkénti elszámolási óradíj, plusz az ügyféllel kötött megállapodás szerinti pótlékok).
• Eltérő pótlékok: a munkavállalóra a kollektív szerződés szerinti pótlékok, az ügyfélre a megállapodott felárak vonatkoznak. Az éjszakai, vasárnapi és ünnepnapi órákat ezért külön kell kimutatni.
• A kihelyezés időtartama számít: az ágazati pótlékok a kihelyezés időtartamával nőnek, az Equal Pay pedig főszabályként kilenc hónap után jár ugyanannál az ügyfélnél (AÜG 8. § (4) bekezdés), ágazati pótlékról szóló kollektív szerződés esetén legkésőbb 15 hónap után – erről bővebben a 9/15 hónapos szabályról szóló cikkünkben. Az ügyfelenként hiánytalan nyilvántartás segít ezeket a határidőket biztosan meghatározni.
• Időnyomás a hónap végén: sok munkavállaló sok ügyfélnél sok jelenléti ívet jelent, amelyeket a bérszámfejtésig össze kell gyűjteni, ellenőrizni és be kell gépelni.

Meddig kell megőrizni a jelenléti íveket?

Az ArbZG 16. § (2) bekezdése és a MiLoG 17. §-a szerinti feljegyzéseket legalább két évig meg kell őrizni. Ha a jelenléti ívek egyúttal a bérszámfejtés iratanyagául vagy az ügyfélszámla bizonylatául is szolgálnak, hosszabb adójogi határidők is vonatkozhatnak rájuk: a bérnyilvántartó lapot (Lohnkonto) például az utolsó bejegyzést követő hatodik naptári év végéig kell megőrizni (EStG 41. §), a könyvelési bizonylatokat nyolc évig (AO 147. §). A részleteket egyeztesse adótanácsadójával.

Aki megsérti a minimálbértörvény vagy a munkaidőtörvény szerinti nyilvántartási vagy megőrzési kötelezettségeket, akár 30.000 € bírságot is kockáztat.

Tipikus hibák papíralapú és Excel-jelenléti íveknél

• Az órákat többször gépelik be – a papírról az Excelbe, aztán a bérszámfejtésbe, majd még egyszer a számlába.
• Az ívek későn, olvashatatlanul vagy az ügyfél aláírása nélkül érkeznek vissza.
• A szünetek hiányoznak, vagy nem felelnek meg a minimális szüneteknek.
• Az éjszakai, vasárnapi és ünnepnapi órák nincsenek elkülönítve – így a pótlékok sem a bérben, sem a számlában nem stimmelnek.
• Excelben felülírják a képleteket, a fájlok szétszórva vannak, a módosítások nem követhetők nyomon.

Ingyenes jelenléti ív sablon: így használja

Sablonjaink a munkaerő-kölcsönzésre készültek – mezőkkel az ügyfél, a munkavégzési hely, a pótlékos órák és az ügyfél általi igazolás számára. A sablonok német nyelvűek, mert németországi ügyfélüzemekben használják őket:

1. Töltse ki a fejlécet: munkavállaló, törzsszám, ügyfél, munkavégzési hely, hónap és év.
2. Naponta írja be a kezdést, a befejezést és a szünetet – az Excel-sablon automatikusan kiszámítja a munkaidőt, éjfélen átnyúló éjszakai műszakoknál is.
3. Az éjszakai, vasárnapi és ünnepnapi órákat a „davon …” (ebből …) oszlopokba is írja be.
4. A távolléteket rövidítéssel rögzítse (U = szabadság, K = betegség, F = ünnepnap, UU = fizetés nélküli szabadság, ZA = szabadidővel történő kiegyenlítés).
5. Írassa alá a munkavállalóval és az ügyfélnél lévő kapcsolattartóval, és határidőre adja le a diszpozíciónak.

A papírtól a digitális jelenléti ívig

Egy sablon segít az indulásnál. Minél több munkavállaló van kihelyezve, annál több időbe kerül azonban a hónap végi összegyűjtés, ellenőrzés és begépelés. A digitálisan rögzített idők – munkavállalói alkalmazással vagy munkaidő-nyilvántartó terminállal – közvetlenül a rendszerbe kerülnek. A hiányzó napok, a szokatlanul hosszú műszakok vagy a szabadságnapokra eső órák ellenőrzése automatikusan fut, a bér és a számla pedig ugyanazokból az adatokból készül.

Hogy ez hogyan néz ki a gyakorlatban, azt az SBM munkaerő-kölcsönzési szoftver munkaidő-nyilvántartása mutatja be.