Програма для лізингу персоналу, що підлаштовується під Вашу компанію. А не навпаки.

Програма для лізингу персоналу – її також називають галузевою програмою для тимчасової зайнятості (Zeitarbeit) – відображає лізинг персоналу в одній системі: працівники й клієнти, замовлення й направлення, облік часу й табелі, Equal Pay і галузеві надбавки, документи AÜG, рахунки й передача на розрахунок зарплати. Так кадрові компанії замінюють таблиці Excel і розрізнені рішення. SBM – саме така програма для лізингу персоналу, розроблена Softlare GmbH у Вормсі.

SBM (Softlare Business Management) – це програма для лізингу персоналу (Zeitarbeit і Arbeitnehmerüberlassung) для кадрових компаній у Німеччині, розроблена Softlare GmbH у Вормсі. SBM поєднує замовлення й планування направлень, облік часу через застосунок і термінал, табелі, Equal Pay і галузеві надбавки, документи AÜG, е-рахунок і підготовку зарплатних даних із передачею в DATEV або Addison. Програма доступна більш ніж вісьмома мовами. Softlare самостійно розробляє, впроваджує й супроводжує SBM; розробка й підтримка працюють разом у Вормсі. Softlare GmbH є асоційованим членом (Fördermitglied) GVP – Gesamtverband der Personaldienstleister.

SBM охоплює операційні й комерційні процеси компанії з лізингу персоналу в одній системі. До них належать персонал і договори, клієнти й замовлення, планування направлень і графіків роботи, облік часу й табелі, Equal Pay і галузеві надбавки, документи AÜG, рахунки з відкритими позиціями й нагадуваннями про оплату, підготовка зарплатних даних, цифрова особова справа, сповіщення про строки, філії та статистика. До складу не входять сам розрахунок зарплати – він виконується в DATEV або Addison – і модуль рекрутингу. Отже, SBM – це програма для кадрових компаній і лізингу персоналу, галузеве рішення, а не універсальна HR-програма.

Так, SBM – це програма для лізингу персоналу згідно з AÜG. З кожного замовлення SBM створює документи: договір лізингу персоналу, Konkretisierung із Höchstüberlassungsdauer, Einsatzanweisung, оцінку ризиків та інформаційний лист. Höchstüberlassungsdauer Ви вказуєте для кожного клієнта, а про найближчі строки сповіщає панель. Equal Pay і галузеві надбавки SBM розраховує автоматично. Юридична відповідальність залишається за лізингодавцем (Verleiher) – SBM дбає про те, щоб строки й обов’язкові документи не залишилися поза увагою.

Галузеві надбавки розраховуються як відсоток від тарифної погодинної оплати, який поступово зростає залежно від тривалості направлення до клієнта; SBM застосовує кожен рівень автоматично. Тарифні таблиці GVP уже закладено в SBM; галузевий тариф і шкалу надбавок Ви призначаєте для кожного клієнта або замовлення. SBM відображає надбавки в табелі, у підготовці зарплатних даних і в статистиці. Підвищення тарифу Ви застосовуєте з визначеної дати до всіх працівників за один крок.

SBM фіксує робочий час через термінал обліку часу, застосунок для працівників або безпосередньо в цифровому табелі. Термінали мають вбудовану SIM-картку: достатньо ввімкнути їх у розетку – за наявності електроживлення й мобільного зв’язку; відмітка здійснюється чипом або карткою. У застосунку працівники відмічаються з GPS, навіть офлайн. Після затвердження час відображається в табелі, і SBM автоматично розподіляє години на суботу, неділю, святковий день і ніч – окремо для зарплати й рахунку. Підтвердження годин від Ваших клієнтів у форматі PDF SBM зчитує – передруковувати їх не потрібно.

У SBM Ви плануєте направлення через замовлення й диспетчерську дошку. Диспетчерська дошка показує всі направлення за клієнтами й місцями роботи у вигляді списку або Kanban, з окремою колонкою для вільних працівників; під час призначення Ви фільтруєте вільних, задіяних або всіх працівників. Зміни Ви плануєте в графіку роботи й публікуєте їх для своїх працівників. Панель показує працівників, які відмітилися, місячні години, відкриті рахунки й найближчі строки.

Так, до SBM належить застосунок для працівників (модуль Mobile App). Працівники відмічають прихід і відхід із GPS, також офлайн із подальшою синхронізацією. Вони повідомляють про хворобу, подають заяву на відпустку, отримують розрахунковий лист у PDF і підписують документи, як-от Einsatzanweisung, цифровим підписом. Вхід здійснюється за кодом або QR-кодом. Застосунок доступний німецькою, англійською й турецькою мовами.

SBM має інтерфейси до програм нарахування зарплати DATEV і Addison, а також до поширених форматів для рахунків і банку. Детально: DATEVconnect online та експорт файлів для DATEV Lohn und Gehalt і LODAS; щомісячний експорт в Addison; е-рахунок за ZUGFeRD 2.3 і XRechnung; термінали обліку часу й застосунок для працівників; імпорт банківських виписок для звірки оплат за рахунками та PDF-підтверджень годин від клієнтів; експорт в Excel; e-mail і серійні листи через Outlook. Інші підключення ми розглядаємо в кожному випадку окремо.

Так, SBM створює кожен рахунок як е-рахунок у форматі ZUGFeRD 2.3 з профілем XRechnung або EN 16931. XML-дані вбудовано у файл PDF/A-3b, який Ваш клієнт може відкрити й як звичайний PDF. Тож кожен рахунок має той структурований формат, якого вимагає обов’язкове використання е-рахунків у сфері B2B (виставлення з 2027 або 2028 року). Підтвердження годин додаються як вкладення, а SBM готує для кожного клієнта e-mail в Outlook.

Ні, SBM не має власного модуля рекрутингу або керування кандидатами. Кандидатів Ви ведете в SBM як статус у списку персоналу; під час прийому на роботу їхні дані зберігаються. Контакти, дзвінки й завдання щодо працівників і клієнтів документує менеджер контактів, а потенційних клієнтів Ви ведете в окремій ролі клієнта. Хто використовує систему керування кандидатами, застосовує SBM для операційної частини: направлення, робочий час, Equal Pay, підготовка зарплатних даних і рахунки.

Так, SBM налаштовується під Ваші процеси через параметри – без спеціальної версії. Функції й модулі активуються для кожного клієнта, а для кожного користувача Ви визначаєте права на читання й запис. Усі форми – це шаблони Word зі 180 змінними для Вашого фірмового бланка й Ваших формулювань. Макети рахунків ми за бажанням налаштовуємо за зразком Вашого клієнта. Якщо бракує функції, ми перевіряємо можливість реалізації й заздалегідь обговорюємо обсяг робіт і вартість.

Підтримка SBM доступна телефоном з понеділка до п’ятниці з 9 до 18 години за номером +49 (0) 6241 678 789-0 – безпосередньо у Вашої постійної контактної особи, без форм заявок. Для допомоги на екрані ми використовуємо віддалений доступ. Розробка й підтримка працюють разом у Вормсі; у технічних питаннях розробники залучаються безпосередньо.