Software pentru munca temporară, care se adaptează companiei dumneavoastră. Nu invers.

Un software pentru munca temporară – numit și software de ramură pentru munca temporară – acoperă punerea la dispoziție de personal într-un singur program: angajați și clienți, comenzi și misiuni, pontaj și foi de pontaj, Equal Pay și sporuri de ramură, documente AÜG, factură și transferul către salarizare. Astfel, furnizorii de servicii de personal înlocuiesc listele Excel și soluțiile izolate. SBM este un astfel de software pentru munca temporară, dezvoltat de Softlare GmbH din Worms.

SBM (Softlare Business Management) este un software pentru munca temporară și punerea la dispoziție de personal, destinat furnizorilor de servicii de personal din Germania și dezvoltat de Softlare GmbH din Worms. SBM reunește comenzile și planificarea misiunilor, pontajul prin aplicație și terminal, foile de pontaj, Equal Pay și sporurile de ramură, documentele AÜG, factura electronică și pregătirea salarizării cu transfer către DATEV sau Addison. Software-ul este disponibil în peste opt limbi. Softlare dezvoltă, implementează și oferă suport pentru SBM în regie proprie; dezvoltarea și suportul lucrează împreună la Worms. Softlare GmbH este membru susținător al GVP, Gesamtverband der Personaldienstleister.

SBM acoperă procesul operativ și comercial al unei companii de muncă temporară într-un singur sistem. Aici intră personalul și contractele, clienții și comenzile, planificarea misiunilor și a turelor, pontajul și foile de pontaj, Equal Pay și sporurile de ramură, documentele AÜG, facturarea cu facturi neîncasate și somații, pregătirea salarizării, dosarul de personal digital, notificările de termene, filialele și statisticile. Nu sunt incluse calculul propriu-zis al salariilor – acesta se face în DATEV sau Addison – și un modul de recrutare. Așadar, SBM este un software pentru furnizori de servicii de personal și munca temporară – un software de ramură, nu un program HR general.

Da, SBM este un software pentru punerea la dispoziție de personal conform AÜG. Din fiecare comandă, SBM creează documentele: contractul de punere la dispoziție (Arbeitnehmerüberlassungsvertrag), nominalizarea cu durata maximă de punere la dispoziție, instrucțiunea de misiune, evaluarea riscurilor și fișa informativă. Durata maximă de punere la dispoziție o setați pentru fiecare client, iar termenele care se apropie sunt semnalate în tabloul de bord. Equal Pay și sporurile de ramură sunt calculate automat de SBM. Răspunderea juridică rămâne la agenția care pune personalul la dispoziție – SBM are grijă ca termenele și documentele obligatorii să nu fie omise.

Sporurile de ramură se calculează ca spor procentual la salariul orar din contractul colectiv, care crește în trepte odată cu durata misiunii la client; SBM aplică automat fiecare treaptă. Grilele GVP sunt deja înregistrate în SBM; contractul colectiv de ramură și treptele de spor le alocați pe client sau pe comandă. SBM afișează sporurile în foaia de pontaj, în pregătirea salarizării și în statistici. O majorare a grilei salariale o aplicați de la data de referință, pentru toți angajații, într-un singur pas.

SBM înregistrează timpul de lucru prin terminalul de pontaj, prin aplicația pentru angajați sau direct în foaia de pontaj digitală. Terminalele au o cartelă SIM integrată: este suficient să le conectați la priză, cu condiția să existe curent și semnal de telefonie mobilă; pontarea se face cu cip sau card. În aplicație, angajații pontează cu GPS, inclusiv offline. După aprobare, orele apar în foaia de pontaj, iar SBM împarte automat orele pe sâmbătă, duminică, sărbătoare legală și noapte – separat pentru salarii și factură. Rapoartele de ore ale clienților în format PDF sunt importate de SBM, în loc să fie retastate.

În SBM planificați misiunile prin comenzi și panoul de dispecerat. Panoul de dispecerat afișează toate misiunile pe client și loc de misiune, ca listă sau Kanban, cu o coloană separată pentru angajații disponibili; la alocare filtrați după angajații disponibili, cei aflați în misiune sau toți angajații. Turele le planificați în programul de lucru și le publicați pentru angajații dumneavoastră. Tabloul de bord arată angajații înregistrați, orele lunare, facturile neîncasate și termenele care se apropie.

Da, SBM include o aplicație pentru angajați (modulul Mobile App). Angajații pontează la intrare și la ieșire cu GPS, inclusiv offline, cu sincronizare ulterioară. Își anunță concediul medical, solicită concediu, își descarcă fluturașul de salariu în PDF și semnează digital documente precum instrucțiunea de misiune. Autentificarea se face prin cod sau cod QR. Aplicația este disponibilă în germană, engleză și turcă.

SBM are interfețe cu programele de salarizare DATEV și Addison, precum și cu formatele uzuale pentru facturare și bancă. În detaliu: DATEVconnect online și export de fișiere pentru DATEV Lohn und Gehalt și LODAS; export lunar către Addison; factură electronică conform ZUGFeRD 2.3 și XRechnung; terminale de pontaj și aplicația pentru angajați; importul extraselor de cont pentru reconcilierea plăților facturilor și al rapoartelor de ore PDF de la clienți; exporturi Excel; e-mailuri și scrisori în serie prin Outlook. Alte conexiuni le analizăm de la caz la caz.

Da, SBM emite fiecare factură ca factură electronică în formatul ZUGFeRD 2.3 cu profil XRechnung, respectiv EN 16931. Datele XML sunt incluse într-un fișier PDF/A-3b, pe care clientul dumneavoastră îl poate citi și ca PDF obișnuit. Astfel, fiecare factură există în formatul structurat cerut de obligativitatea facturii electronice în zona B2B (emitere începând din 2027, respectiv 2028). Rapoartele de ore sunt trimise ca anexă, iar SBM pregătește e-mailul în Outlook pentru fiecare client.

Nu, SBM nu are un modul propriu de recrutare sau de gestionare a candidaților. Candidații îi gestionați în SBM ca status în lista de personal; la angajare, datele lor se păstrează. Contactele, apelurile și sarcinile legate de angajați și clienți sunt documentate în managerul de contacte, iar potențialii clienți îi gestionați ca rol separat de client. Cine folosește un sistem de gestionare a candidaților utilizează SBM pentru partea operativă: misiune, ore, Equal Pay, pregătirea salarizării și factură.

Da, SBM se adaptează proceselor dumneavoastră prin setări – fără versiune specială. Funcțiile și modulele se activează pentru fiecare client, iar pentru fiecare utilizator stabiliți drepturile de citire și de scriere. Toate formularele sunt șabloane Word cu 180 de variabile pentru hârtia dumneavoastră cu antet și formulările dumneavoastră. Layouturile facturilor le configurăm, la cerere, după modelul clientului dumneavoastră. Dacă lipsește o funcție, analizăm implementarea și discutăm în avans efortul și costurile.

Suportul SBM îl contactați telefonic de luni până vineri, între orele 9 și 18, la +49 (0) 6241 678 789-0 – direct la persoana dumneavoastră de contact dedicată, fără formular de tichet. Pentru ajutor pe ecran folosim asistența de la distanță. Dezvoltarea și suportul lucrează împreună la Worms; la întrebări tehnice, echipa de dezvoltare este implicată direct.