Umowa o udostępnienie pracowników (AÜV): treść, forma i obowiązkowe elementy

Czym jest umowa o udostępnienie pracowników?

Umowa o udostępnienie pracowników – w skrócie AÜV, także Überlassungsvertrag – reguluje relację między usługodawcą personalnym (agencją, Verleiher) a klientem (pracodawcą użytkownikiem, Entleiher). Jest jedną z dwóch umów w udostępnianiu pracowników: z pracownikiem tymczasowym agencja zawiera umowę o pracę, z klientem – AÜV. Między klientem a pracownikiem tymczasowym nie ma umowy; klient uzyskuje jednak prawo wydawania pracownikowi tymczasowemu poleceń.

W praktyce umowa ma często budowę dwustopniową: umowa ramowa (Rahmenvertrag) reguluje warunki ogólne, a pojedyncze udostępnienia lub konkretyzacje wskazują konkretnych pracowników, rodzaje pracy i okresy.

Jakiej formy wymaga AÜV?

• Forma dokumentowa: od 01.01.2025 umowa między agencją a pracodawcą użytkownikiem wymaga formy dokumentowej (§ 12 ust. 1 zd. 1 AÜG). Forma dokumentowa oznacza czytelne oświadczenie na trwałym nośniku, w którym wskazano osobę składającą oświadczenie (§ 126b niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB) – np. e-mail lub PDF. Do 31.12.2024 obowiązywała forma pisemna.
• Przed skierowaniem: oznaczenie jako udostępnianie pracowników musi nastąpić, zanim pracownik tymczasowy zostanie udostępniony lub zacznie pracę (§ 1 ust. 1 zd. 5 AÜG). Oznaczenie dokonane dopiero później jest spóźnione i zagrożone grzywną (§ 16 ust. 1 pkt 1c AÜG).
• Praktyka ważniejsza niż papier: jeśli umowa i faktyczna realizacja są ze sobą sprzeczne, rozstrzyga realizacja (§ 12 ust. 1 zd. 2 AÜG).

Co musi zawierać AÜV?

Jeśli zezwolenie wygaśnie, agencja musi niezwłocznie poinformować pracodawcę użytkownika (§ 12 ust. 2 AÜG).

Co zwykle uzgadnia się dodatkowo?

Poza obowiązkowymi elementami dobra umowa ramowa reguluje kwestie ekonomiczne i organizacyjne:

• stawki rozliczeniowe (Verrechnungssätze) dla poszczególnych kwalifikacji oraz dopłaty za pracę w godzinach nadliczbowych, w nocy, w niedziele i święta,
• ewidencja godzin: kto ją potwierdza, do kiedy i w jakiej formie,
• obowiązek klienta informowania o wcześniejszych skierowaniach pracownika do niego – ważne dla maksymalnego okresu udostępnienia i Equal Pay,
• branża zakładu klienta i to, czy obowiązuje układ o dodatkach branżowych,
• BHP: instruktaż, środki ochrony indywidualnej, ocena ryzyka zawodowego – pracodawca użytkownik i tak odpowiada za nie na podstawie § 11 ust. 6 AÜG,
• wynagrodzenie za pośrednictwo w razie przejęcia pracownika,
• okres obowiązywania, wypowiedzenie, wymiana pracowników, odpowiedzialność i fakturowanie.

Umowa ramowa, pojedyncze udostępnienie i konkretyzacja

Zgodnie z wytycznymi merytorycznymi (Fachliche Weisungen) Federalnej Agencji Pracy (Bundesagentur für Arbeit) istnieją dwie drogi:

• Określona osoba jest przedmiotem umowy: jeśli klientowi zależy na konkretnym pracowniku, np. specjaliście, zostaje on imiennie wskazany już w umowie.
• Cechy zamiast nazwisk: jeśli strony uzgadniają tylko kwalifikacje i liczbę osób, agencja musi zapewnić pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Imienna konkretyzacja następuje wtedy przed każdym udostępnieniem z odwołaniem do umowy; odpowiedni dowód, np. w formie dokumentowej, należy włączyć do dokumentacji handlowej i przechowywać.

Co grozi w razie błędów?

• Brak oznaczenia lub konkretyzacji: umowa o pracę między agencją a pracownikiem tymczasowym jest nieważna, a stosunek pracy z pracodawcą użytkownikiem uważa się za nawiązany – chyba że pracownik tymczasowy w terminie oświadczy, że chce utrzymać umowę z agencją (§ 9 ust. 1 pkt 1a, § 10 AÜG).
• Grzywna do 30.000 € za brak, błędne lub spóźnione oznaczenie albo konkretyzację (§ 16 ust. 1 pkt 1c i 1d AÜG).
• Pozorna umowa o dzieło (Scheinwerkvertrag): kto udostępnia personel na podstawie umowy jedynie formalnie nazwanej umową o dzieło, według wytycznych merytorycznych nie jest traktowany lepiej niż ktoś bez zezwolenia.
• Nieważne klauzule: zakaz zatrudnienia pracownika tymczasowego po zakończeniu stosunku pracy tymczasowej jest nieważny (§ 9 ust. 1 pkt 3 AÜG).

Lista kontrolna przed rozpoczęciem skierowania

1. Umowa ramowa w formie dokumentowej jest gotowa, udostępnienie zostało wyraźnie nazwane udostępnianiem pracowników.
2. Umowa zawiera oświadczenie agencji o zezwoleniu – zwykle z nazwą organu wydającego zezwolenie i datą.
3. Podano rodzaj pracy, kwalifikacje i – w razie potrzeby – wynagrodzenie porównawcze.
4. Pracownik został imiennie skonkretyzowany, dowód jest zarchiwizowany.
5. Zebrano informacje o wcześniejszych skierowaniach do klienta; terminy Equal Pay i maksymalnego okresu udostępnienia zostały obliczone.
6. Pracownik został poinformowany w formie dokumentowej o skierowaniu jako pracownik tymczasowy oraz o nazwie firmy i adresie klienta (§ 11 ust. 2 AÜG).
7. Instruktaż BHP u klienta jest zaplanowany.

Wzory są dobrym punktem wyjścia; swoją umowę ramową powinni Państwo jednak zlecić do sprawdzenia prawnikowi. Jak pojedyncza umowa o udostępnienie (Einzel-AÜV) i konkretyzacja powstają z danych klienta i pracownika, pokazuje oprogramowanie SBM dla agencji pracy tymczasowej.