Oprogramowanie dla pracy tymczasowej, które dopasowuje się do Państwa firmy. Nie odwrotnie.

Oprogramowanie dla pracy tymczasowej – nazywane też oprogramowaniem branżowym dla pracy tymczasowej – odwzorowuje udostępnianie pracowników w jednym programie: pracowników i klientów, zlecenia i skierowania, rejestrację czasu i karty czasu pracy, Equal Pay i dodatki branżowe, dokumenty AÜG, faktury oraz przekazanie danych do rozliczenia płac. Agencje pracy tymczasowej zastępują nim listy w Excelu i odrębne, niepołączone rozwiązania. SBM to takie oprogramowanie dla pracy tymczasowej, opracowane przez Softlare GmbH z Worms.

SBM (Softlare Business Management) to oprogramowanie dla pracy tymczasowej – czyli do obsługi pracy tymczasowej i udostępniania pracowników – przeznaczone dla agencji pracy tymczasowej w Niemczech, opracowane przez Softlare GmbH z Worms. SBM łączy zlecenia i planowanie skierowań, rejestrację czasu pracy przez aplikację i terminal, karty czasu pracy, Equal Pay i dodatki branżowe, dokumenty AÜG, e-fakturę oraz przygotowanie danych płacowych z przekazaniem do DATEV lub Addison. Oprogramowanie jest dostępne w ponad ośmiu językach. Softlare samodzielnie rozwija, wdraża i obsługuje SBM; dział rozwoju i dział wsparcia pracują razem w Worms. Softlare GmbH jest członkiem wspierającym GVP, Gesamtverband der Personaldienstleister.

SBM obejmuje operacyjne i handlowe procesy przedsiębiorstwa pracy tymczasowej w jednym systemie. Należą do nich personel i umowy, klienci i zlecenia, planowanie skierowań i grafików, rejestracja czasu i karty czasu pracy, Equal Pay i dodatki branżowe, dokumenty AÜG, faktury z otwartymi pozycjami i monitami, przygotowanie danych płacowych, cyfrowe akta osobowe, powiadomienia o terminach, oddziały i statystyka. Nie obejmuje samego rozliczenia płac – odbywa się ono w DATEV lub Addison – ani modułu rekrutacji. SBM jest więc oprogramowaniem dla agencji pracy tymczasowej i firm usług personalnych – oprogramowaniem branżowym, a nie ogólnym programem kadrowym.

Tak, SBM to oprogramowanie do udostępniania pracowników zgodnie z AÜG. Z każdego zlecenia SBM tworzy dokumenty: umowę o udostępnienie pracowników, konkretyzację z maksymalnym okresem udostępnienia, instrukcję skierowania, ocenę ryzyka zawodowego i arkusz informacyjny. Maksymalny okres udostępnienia zapisują Państwo dla każdego klienta, a o zbliżających się terminach informuje pulpit. Equal Pay i dodatki branżowe SBM oblicza automatycznie. Odpowiedzialność prawna pozostaje po stronie agencji udostępniającej pracowników (Verleiher) – SBM dba o to, aby terminy i obowiązkowe dokumenty nie zostały przeoczone.

Dodatki branżowe oblicza się jako procentowy dodatek do godzinowej stawki układowej, który rośnie progowo wraz z czasem skierowania u klienta; SBM automatycznie stosuje każdy próg. Tabele taryfowe GVP są już zapisane w SBM; taryfę branżową i skalę dodatków przypisują Państwo do każdego klienta lub zlecenia. SBM wykazuje dodatki w karcie czasu pracy, w przygotowaniu płac i w statystyce. Podwyżkę taryfową wprowadzają Państwo od określonej daty dla wszystkich pracowników w jednym kroku.

SBM rejestruje czas pracy przez terminal rejestracji czasu, aplikację dla pracowników lub bezpośrednio w cyfrowej karcie czasu pracy. Terminale mają wbudowaną kartę SIM: wystarczy je podłączyć, pod warunkiem dostępu do zasilania i zasięgu sieci komórkowej; rejestracja odbywa się chipem lub kartą. W aplikacji pracownicy rejestrują czas z GPS, także offline. Po zatwierdzeniu godziny trafiają do karty czasu pracy, a SBM automatycznie dzieli je na sobotę, niedzielę, święto i noc – osobno dla płac i faktury. Zestawienia godzin od klientów w formacie PDF SBM wczytuje, zamiast je przepisywać.

W SBM planują Państwo skierowania za pomocą zleceń i tablicy dyspozytorskiej. Tablica dyspozytorska pokazuje wszystkie skierowania według klienta i miejsca pracy jako listę lub tablicę Kanban, z osobną kolumną dla wolnych pracowników; przy przypisywaniu filtrują Państwo według pracowników wolnych, aktualnie skierowanych lub wszystkich. Zmiany planują Państwo w grafiku i publikują je dla swoich pracowników. Pulpit pokazuje zalogowanych pracowników, godziny miesięczne, otwarte faktury i zbliżające się terminy.

Tak, w skład SBM wchodzi aplikacja dla pracowników (moduł Mobile App). Pracownicy rejestrują wejście i wyjście z GPS, także offline z późniejszą synchronizacją. Zgłaszają chorobę, składają wnioski urlopowe, pobierają odcinek płacowy w PDF i podpisują cyfrowo dokumenty, takie jak instrukcja skierowania. Logowanie odbywa się za pomocą kodu lub kodu QR. Aplikacja jest dostępna w języku niemieckim, angielskim i tureckim.

SBM ma interfejsy do programów płacowych DATEV i Addison oraz do popularnych formatów faktur i bankowości. W szczegółach: DATEVconnect online i eksport plików dla DATEV Lohn und Gehalt oraz LODAS; eksport miesięczny do Addison; e-faktura zgodna z ZUGFeRD 2.3 i XRechnung; terminale rejestracji czasu i aplikacja dla pracowników; import wyciągów bankowych do uzgadniania płatności za faktury oraz zestawień godzin od klientów w PDF; eksporty do Excela; e-maile i listy seryjne przez Outlook. Kolejne połączenia sprawdzamy indywidualnie.

Tak, SBM tworzy każdą fakturę jako e-fakturę w formacie ZUGFeRD 2.3 z profilem XRechnung lub EN 16931. Dane XML są osadzone w pliku PDF/A-3b, który Państwa klient może odczytać także jako zwykły PDF. Dzięki temu każda faktura ma ustrukturyzowany format, którego wymaga obowiązek e-faktur w obszarze B2B (wystawianie od 2027 lub 2028 r.). Zestawienia godzin są dołączane jako załącznik, a SBM przygotowuje dla każdego klienta e-mail w Outlooku.

Nie, SBM nie ma własnego modułu rekrutacji ani zarządzania kandydatami. Kandydatów prowadzą Państwo w SBM jako status na liście personelu; przy zatrudnieniu ich dane zostają zachowane. Kontakty, rozmowy telefoniczne i zadania dotyczące pracowników i klientów dokumentuje menedżer kontaktów, a potencjalnych klientów prowadzą Państwo jako osobną rolę klienta. Kto korzysta z systemu do zarządzania kandydatami, używa SBM do części operacyjnej: skierowań, czasu pracy, Equal Pay, przygotowania płac i faktur.

Tak, SBM dopasowuje się do Państwa procesów za pomocą ustawień – bez specjalnej wersji. Funkcje i moduły są udostępniane dla każdego klienta, a dla każdego użytkownika ustalają Państwo prawa odczytu i zapisu. Wszystkie formularze to szablony Word ze 180 zmiennymi dla Państwa papieru firmowego i sformułowań. Układy faktur na życzenie konfigurujemy według wzoru Państwa klienta. Jeśli brakuje funkcji, sprawdzamy możliwość realizacji i z wyprzedzeniem omawiamy nakład pracy i koszty.

Z działem wsparcia SBM skontaktują się Państwo telefonicznie od poniedziałku do piątku w godz. 9–18 pod numerem +49 (0) 6241 678 789-0 – bezpośrednio ze swoim stałym opiekunem, bez formularza zgłoszeniowego. Do pomocy na ekranie używamy zdalnego dostępu. Dział rozwoju i dział wsparcia pracują razem w Worms; przy pytaniach technicznych dział rozwoju jest bezpośrednio zaangażowany.