Zezwolenie na udostępnianie pracowników: wniosek, przesłanki, przedłużenie

Czym jest zezwolenie na udostępnianie pracowników?

Kto jako agencja pracy tymczasowej (Verleiher) udostępnia pracowników osobom trzecim do wykonywania pracy, potrzebuje zezwolenia według § 1 ust. 1 AÜG. Obowiązuje ono osobę lub spółkę składającą wniosek, a nie zakład: prawnie niesamodzielne oddziały są nim objęte, a każda prawnie samodzielna spółka potrzebuje własnego zezwolenia. Jeśli nie zachodzi przyczyna odmowy, istnieje roszczenie prawne o udzielenie zezwolenia.

Bez zezwolenia umowa o udostępnienie pracowników jest nieważna. Nieważna jest również umowa o pracę, a stosunek pracy z klientem uważa się za nawiązany, o ile pracownik tymczasowy (Leiharbeitnehmer) nie złoży skutecznego oświadczenia o utrzymaniu umowy (Festhaltenserklärung) (§§ 9, 10 AÜG). Dodatkowo grożą grzywny do 30.000 € (§ 16 AÜG). Przy pomocy koleżeńskiej (Kollegenhilfe) pracodawców zatrudniających mniej niż 50 osób przy spełnieniu ścisłych warunków wystarcza wcześniejsze zgłoszenie (§ 1a AÜG). Podstawowe pojęcia wyjaśniają hasła AÜG i Praca tymczasowa.

Jak złożyć wniosek o zezwolenie AÜG?

Wniosek należy złożyć na piśmie (§ 2 ust. 1 AÜG), w miarę możliwości na formularzu AÜG 2a. W portalu internetowym BA formę pisemną zastępuje logowanie za pomocą certyfikatu firmowego ELSTER lub e-dowodu osobistego (Online-Ausweis). Zeskanowany wniosek wysłany e-mailem wystarcza natomiast tylko z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Według ulotki informacyjnej (Merkblatt) BA właściwe dla posiadaczy zezwoleń są zespoły ds. udostępniania pracowników w agencjach pracy (Agenturen für Arbeit) w Düsseldorfie (Nadrenia Północna-Westfalia, Hesja), Norymberdze (Bawaria, Badenia-Wirtembergia, Nadrenia-Palatynat, Saara) i Kilonii (pozostałe kraje związkowe). Zgodnie ze swoimi wytycznymi BA ma z reguły podejmować decyzję w ciągu trzech miesięcy. Zezwolenie staje się skuteczne z chwilą doręczenia (Bekanntgabe) decyzji. Wiążących informacji z wyprzedzeniem, czy określony model biznesowy podlega AÜG, BA nie udziela.

Jakich dokumentów wymaga BA przy pierwszym wniosku?

Wytyczne merytoryczne (Fachliche Weisungen, FW 2.1.4.1) wymieniają dla pierwszego udzielenia zezwolenia m.in.:

• umowę spółki lub statut albo chronologiczny odpis z rejestru handlowego,
• zaświadczenie o niekaralności dla urzędów (Führungszeugnis, rodzaj O) i odpis z centralnego rejestru działalności gospodarczej (Gewerbezentralregister) dla wnioskodawcy lub jego przedstawicieli,
• zaświadczenia kas chorych i branżowego zakładu ubezpieczeń wypadkowych (Berufsgenossenschaft),
• dowód posiadania środków płynnych: co najmniej 15.000 € przy maksymalnie pięciu pracownikach tymczasowych, przy więcej niż pięciu co najmniej 3.000 € na każdego pracownika tymczasowego,
• wzór umowy o pracę i umowy o udostępnienie pracowników (Arbeitnehmerüberlassungsvertrag).

Wzory BA sprawdza tylko pod kątem obowiązkowych informacji według § 11 AÜG, § 2 niemieckiej ustawy o dokumentowaniu warunków zatrudnienia (NachwG) i § 12 AÜG; oceny prawnej nie dokonuje. Brakujące dokumenty wzywa do uzupełnienia jednorazowo, z reguły z terminem nie dłuższym niż dwa tygodnie.

Kiedy następuje odmowa udzielenia zezwolenia AÜG?

BA musi odmówić udzielenia zezwolenia lub jego przedłużenia, jeśli fakty wskazują, że wnioskodawca nie daje rękojmi rzetelności, że organizacja jego przedsiębiorstwa nie zapewnia wykonywania zwykłych obowiązków pracodawcy lub że nie zapewnia on pracownikom tymczasowym warunków pracy według § 8 AÜG (§ 3 ust. 1 AÜG). Rękojmi rzetelności nie daje w szczególności ten, kto nie przestrzega przepisów o ubezpieczeniu społecznym, podatku od wynagrodzeń lub bezpieczeństwie i higienie pracy, maksymalnego okresu udostępnienia (Überlassungshöchstdauer) lub obowiązków z zakresu prawa pracy. Odmowa następuje także wtedy, gdy udostępnianie ma się odbywać z zakładów położonych poza UE i EOG (§ 3 ust. 2 AÜG).

Jakie opłaty pobiera się za zezwolenie AÜG?

Za pierwszy wniosek BA pobiera 377,00 €; wszystkie opłaty są wymienione w załączniku do szczególnego rozporządzenia w sprawie opłat BMAS (Besondere Gebührenverordnung BMAS, BMASBGebV), obowiązującego od 01.10.2021:

Przedłużenie i zezwolenie bezterminowe: jakie terminy obowiązują?

Zezwolenie jest ograniczone do jednego roku; termin zaczyna biec w dniu, w którym staje się ono skuteczne. Wniosek o przedłużenie trzeba złożyć najpóźniej trzy miesiące przed wygaśnięciem (§ 2 ust. 4 AÜG), a BA traktuje ten termin jako termin zawity (Ausschlussfrist). Jeśli BA nie odmówi przed upływem terminu, zezwolenie przedłuża się o rok. Przykład z przyjętym początkiem 01.04.2026:

Spóźniony wniosek o przedłużenie traktuje się jako nowy wniosek; jeśli do końca roku obowiązywania zezwolenia nie zapadnie pozytywna decyzja, udostępnianie musi się zakończyć, bez okresu na wygaszenie umów (Abwicklungsfrist). Po trzech kolejnych latach dozwolonej działalności zezwolenie może zostać udzielone bezterminowo (§ 2 ust. 5 AÜG). BA oczekuje przy tym co najmniej jednego udostępnienia w każdym roku obowiązywania zezwolenia. Zezwolenie bezterminowe wygasa, jeśli przez trzy lata nie jest wykorzystywane.

Jakie obowiązki ma posiadacz zezwolenia po jego udzieleniu?

• Zgłoszenia: kto przenosi, zamyka lub otwiera zakłady, w których prowadzi się udostępnianie, musi z własnej inicjatywy zgłosić to wcześniej BA; zmianę w zarządzie lub wśród osób uprawnionych do reprezentacji również należy zgłosić z własnej inicjatywy (§ 7 ust. 1 AÜG).
• Informacje i kontrola: udzielać informacji, przechowywać dokumentację handlową przez trzy lata, umożliwiać kontrole w pomieszczeniach firmy (§ 7 ust. 2 i 3 AÜG).
• Umowy: dokument potwierdzający warunki umowy (Nachweis der Vertragsbedingungen) wskazuje organ wydający zezwolenie oraz miejsce i datę jego udzielenia (§ 11 ust. 1 AÜG); w umowie o udostępnienie agencja oświadcza, czy posiada zezwolenie (§ 12 ust. 1 AÜG).
• Utrata zezwolenia: klientów i pracowników tymczasowych należy niezwłocznie poinformować (§ 11 ust. 3, § 12 ust. 2 AÜG).

Zezwolenie niezgodne z prawem BA może cofnąć (§ 4 AÜG), a zgodne z prawem odwołać, np. w razie niespełnienia warunków (Auflagen) (§ 5 AÜG) – w każdym przypadku tylko w ciągu roku od powzięcia o tym wiadomości. Trwające umowy mogą wtedy być wygaszane najwyżej przez dwanaście miesięcy.

Typowe błędy przy wniosku o zezwolenie AÜG i jego przedłużeniu

• Wniosek o przedłużenie wpływa później niż trzy miesiące przed wygaśnięciem.
• Dowód płynności nie odpowiada planowanej liczbie pracowników tymczasowych.
• Wzory umów nie określają rodzaju i wysokości świadczeń za okresy bez skierowania (verleihfreie Zeiten) (§ 11 ust. 1 AÜG).
• Nowy członek zarządu (Geschäftsführer) nie zostaje zgłoszony BA; może to kosztować grzywnę do 1.000 €.
• Prawnie samodzielna spółka zależna udostępnia personel na podstawie zezwolenia spółki matki.
• Klient przekazuje pracowników tymczasowych dalej osobom trzecim – co jest niedopuszczalne także przy posiadaniu własnego zezwolenia, ponieważ udostępniać wolno tylko własnych pracowników (udostępnianie łańcuchowe).

Lista kontrolna pierwszego wniosku i przedłużenia zezwolenia AÜG

1. Wyjaśnić, czy potrzebne jest zezwolenie, czy wystarczy zgłoszenie według § 1a AÜG.
2. Wcześnie zamówić zaświadczenie o niekaralności i odpisy z rejestrów, udokumentować płynność odpowiednio do planów.
3. Złożyć wniosek na formularzu AÜG 2a online lub na piśmie i uwzględnić opłatę w planach.
4. Przenieść dane zezwolenia do umów o pracę i umów o udostępnienie, zanotować datę wygaśnięcia.
5. Złożyć wniosek o przedłużenie najpóźniej po otrzymaniu pisma przypominającego, zmiany podlegające zgłoszeniu zgłaszać w terminie.

Jak umowy i terminy łączą się ze sobą, pokazuje oprogramowanie SBM dla agencji pracy tymczasowej.