Софтуер за временна работа, който се адаптира към Вашата фирма. Не обратното.

Софтуерът за временна работа – наричан още отраслов софтуер за временна работа – обхваща предоставянето на персонал в една програма: служители и клиенти, поръчки и назначения, отчитане на времето и отчети за работното време, Equal Pay и браншови добавки, документи по AÜG, фактуриране и предаване за изчисляване на заплатите. С него агенциите за персонал заменят Excel таблиците и изолираните решения. SBM е такъв софтуер за временна работа, разработен от Softlare GmbH във Вормс.

SBM (Softlare Business Management) е софтуер за временна работа и предоставяне на персонал, предназначен за агенции за персонал в Германия и разработен от Softlare GmbH във Вормс. SBM обединява поръчки и планиране на назначенията, отчитане на времето чрез приложение и терминал, отчети за работното време, Equal Pay и браншови добавки, документи по AÜG, е-фактура и подготовката на заплатите с предаване към DATEV или Addison. Софтуерът е наличен на повече от осем езика. Softlare сама разработва, внедрява и поддържа SBM; разработката и поддръжката се намират заедно във Вормс. Softlare GmbH е член-поддръжник на GVP – Gesamtverband der Personaldienstleister.

SBM обхваща оперативния и търговския процес на фирма за временна работа в една система. Към него спадат персонал и договори, клиенти и поръчки, планиране на назначенията и графиците, отчитане на времето и отчети за работното време, Equal Pay и браншови добавки, документи по AÜG, фактуриране с открити позиции и напомняния за плащане, подготовка на заплатите, дигитално лично досие, известия за срокове, филиали и статистика. Не са включени самото изчисляване на заплатите – то се извършва в DATEV или Addison – и модул за подбор на персонал. Така SBM е софтуер за агенции за персонал и временна работа – отраслов софтуер, а не обща HR програма.

Да, SBM е софтуер за предоставяне на персонал по AÜG. От всяка поръчка SBM създава документите: договор за предоставяне на персонал (AÜV), конкретизиране с максималния срок на предоставяне, указание за назначение, оценка на риска и информационен лист. Максималния срок на предоставяне задавате за всеки клиент, а предстоящите срокове се показват на таблото. Equal Pay и браншовите добавки SBM изчислява автоматично. Правната отговорност остава за агенцията, която предоставя персонала (Verleiher) – SBM се грижи сроковете и задължителните документи да не бъдат пропуснати.

Браншовите добавки се изчисляват като процентна добавка към почасовото възнаграждение по колективния договор, която нараства на степени според продължителността на назначението при клиента; SBM прилага всяка степен автоматично. Тарифните таблици на GVP вече са заложени в SBM; отрасловия тариф и скалата на добавките задавате за всеки клиент или поръчка. SBM показва добавките в отчета за работното време, в подготовката на заплатите и в статистиката. Тарифно увеличение въвеждате от определена дата за всички служители с една стъпка.

SBM отчита работното време чрез терминал за отчитане на времето, чрез приложението за служители или директно в дигиталния отчет за работното време. Терминалите имат вградена SIM карта: достатъчно е да ги включите в контакта, при наличие на електрозахранване и мобилно покритие; маркирането става с чип или карта. В приложението служителите маркират с GPS, включително офлайн. След одобрението часовете са в отчета за работното време, а SBM автоматично ги разделя на събота, неделя, празник и нощ – поотделно за заплатата и за фактурата. SBM импортира отчетите за часовете на Вашите клиенти във формат PDF, вместо те да бъдат преписвани.

В SBM планирате назначенията чрез поръчките и диспечерското табло. Диспечерското табло показва всички назначения по клиент и място на работа като списък или Kanban, с отделна колона за свободните служители; при разпределянето филтрирате по свободни, заети или всички служители. Смените планирате в графика и ги публикувате за служителите си. Таблото показва маркиралите вход служители, месечните часове, неплатените фактури и предстоящите срокове.

Да, към SBM има приложение за служители (модул „Мобилно приложение“). Служителите маркират идване и тръгване с GPS, включително офлайн с последваща синхронизация. Те подават уведомление за болест, заявяват отпуск, изтеглят фиша си за заплата като PDF и подписват дигитално документи като указанието за назначение. Влизането става с код или QR код. Приложението е налично на немски, английски и турски език.

SBM има интерфейси към програмите за заплати DATEV и Addison, както и към разпространените формати за фактури и банкови данни. По-конкретно: DATEVconnect online и експорт на файл за DATEV Lohn und Gehalt и LODAS; месечен експорт към Addison; е-фактура по ZUGFeRD 2.3 и XRechnung; терминали за отчитане на времето и приложение за служители; импорт на банкови извлечения за съгласуване на плащанията по фактурите и на PDF отчети за часовете от клиентите; експорти в Excel; имейли и циркулярни писма чрез Outlook. Други връзки проверяваме за всеки отделен случай.

Да, SBM създава всяка фактура като е-фактура във формат ZUGFeRD 2.3 с профил XRechnung, съответно EN 16931. XML данните са вградени в PDF/A-3b файл, който Вашият клиент може да отвори и като обикновен PDF. Така всяка фактура е в структурирания формат, който изисква задължението за е-фактуриране в сектора B2B (издаване от 2027, съответно 2028 г.). Отчетите за часовете се прилагат като приложение, а SBM подготвя имейла в Outlook за всеки клиент.

Не, SBM няма собствен модул за подбор на персонал или управление на кандидати. Кандидатите водите в SBM като статус в списъка на персонала; при назначаване данните им се запазват. Контактите, обажданията и задачите, свързани със служители и клиенти, се документират в Контакт мениджъра, а потенциалните клиенти водите като отделна клиентска роля. Който използва система за управление на кандидати, използва SBM за оперативната част: назначения, часове, Equal Pay, подготовка на заплатите и фактуриране.

Да, SBM се адаптира към Вашите процеси чрез настройки – без специална версия. Функциите и модулите се активират за всеки клиент, а за всеки потребител задавате права за четене и запис. Всички формуляри са шаблони в Word със 180 променливи за Вашата бланка и Вашите формулировки. Оформлението на фактурите при желание настройваме по образеца на Вашия клиент. Ако липсва функция, проверяваме възможността за реализация и обсъждаме предварително усилията и разходите.

С поддръжката на SBM се свързвате по телефона от понеделник до петък от 9 до 18 ч. на +49 (0) 6241 678 789-0 – директно с Вашето постоянно лице за контакт, без формуляр за заявка. За помощ на екрана използваме отдалечена поддръжка. Разработката и поддръжката се намират заедно във Вормс; при технически въпроси разработчиците се включват директно.