SBM · Zeitarbeitssoftware

Zeiterfassung für Personaldienstleister – digital, automatisch, rechtssicher

Ob per Chip, Karte, Fingerabdruck oder App – mit SBM erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt am Einsatzort. Die Daten fließen automatisch in Lohnabrechnung und Rechnungsstellung. Kein Papierkram, keine Tippfehler, keine verlorenen Stundenzettel.
Zeiterfassungspflicht-ready DATEV-Schnittstelle Offline-fähig

Stundenzettel per Fax, WhatsApp und Excel – wie lange noch?

In vielen Zeitarbeitsunternehmen sieht der Monatswechsel immer gleich aus: Stundenzettel trudeln per Fax, E-Mail, WhatsApp oder Post ein. Unterschiedliche Formate, unleserliche Handschriften, fehlende Unterschriften. Die Lohnbuchhaltung tippt Daten ab, korrigiert Fehler, ruft Disponenten an. Erst Tage später sind die Löhne berechnet – und der Kunde wartet auf seine Rechnung.

Medienbrüche überall

Stundenzettel kommen per Fax, Mail, Foto, Post – jeder Einsatz ein anderes Format.

Manuelle Fehler

Unleserliche Handschriften, vergessene Pausen, falsche Stundenzahlen – Korrekturen kosten Stunden.

Lange Durchlaufzeiten

Vom Einsatzende bis zur fertigen Lohnabrechnung vergehen Tage statt Minuten.

Rechtsunsicherheit

Ohne lückenlose Dokumentation drohen Bußgelder – spätestens mit der Zeiterfassungspflicht 2026.

Vier Wege, Arbeitszeiten zu erfassen – Sie entscheiden

Chip / RFID-Karte

Mitarbeiter stempeln sich mit Chip oder Karte ein und aus. Die Zeiten werden sekundengenau erfasst und sofort an SBM übertragen. Ideal für Einsätze mit festen Schichten bei einem Entleihbetrieb.

Fingerabdruck / Biometrie

Maximale Sicherheit gegen Buddy-Punching: Jeder Mitarbeiter identifiziert sich eindeutig per Fingerabdruck. Die tragbaren Erfassungsgeräte von SBM verfügen über integrierte SIM-Karten – kein WLAN vor Ort nötig.

SBM Mitarbeiter-App

Ihre Zeitarbeitnehmer erfassen Arbeitszeiten mobil – direkt auf dem Smartphone. Mit GPS-Standort, Pausenerfassung und digitaler Unterschrift. Die App funktioniert auch offline und synchronisiert automatisch.

Excel / CSV / Schnittstelle

Ihr Kunde erfasst die Zeiten in seinem eigenen System? Kein Problem. SBM importiert Zeiterfassungsdaten aus Excel, CSV oder über Geräteschnittstellen und ordnet sie automatisch den richtigen Mitarbeitern und Einsätzen zu.

Alle Geräte mit integrierter SIM-Karte

Die tragbaren Erfassungsterminals von SBM funktionieren standortunabhängig mit unbegrenztem Datenvolumen. Kein WLAN, kein Aufwand beim Entleihbetrieb.

So funktioniert es

Vom Stempeln bis zur Lohnabrechnung – ohne einen einzigen Umweg

01
Erfassen

Mitarbeiter stempeln per Chip, Fingerabdruck oder App. Alternativ werden Daten aus dem Kundensystem importiert.

02
Prüfen

SBM prüft automatisch: Pausen eingehalten? Schichtzeiten plausibel? Überstunden korrekt? Abweichungen werden markiert.

03
Berechnen

Aus den erfassten Zeiten berechnet SBM simultan: Bruttolohn, Equal Pay, Branchenzuschläge, 3-Monats-Durchschnitte, Urlaubsansprüche.

04
Abrechnen & Fakturieren

Lohndaten gehen per DATEV-Schnittstelle in die Buchhaltung. Kundenrechnungen werden automatisch aus den Einsatzdaten generiert.

Was die Zeiterfassung in SBM besonders macht

Sechs Funktionen, die jede erfasste Stunde fehlerfrei bis in die Lohnabrechnung und Kundenrechnung tragen.

Digitaler Stundenzettel – lesbar, vollständig, sofort verfügbar

Vergessen Sie unleserliche Handschriften und fehlende Unterschriften. In SBM werden Stundenzettel digital erzeugt – mit allen Pflichtangaben, die Sie für Lohn und Rechnung brauchen. Jeder Stundenzettel enthält Einsatzort, Arbeitszeiten, Pausen, Zuschläge und wird automatisch dem richtigen Mitarbeiter und Kunden zugeordnet. Änderungen werden protokolliert, Freigaben lassen sich digital einholen. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das: Daten sind sofort da, vollständig und fehlerfrei – kein Nachtelefonieren, kein Nachrechnen.

Durchlaufzeit vom Einsatzende bis zur fertigen Abrechnung sinkt von Tagen auf Stunden.

Plausibilitätsprüfung – Fehler erkennen, bevor sie teuer werden

SBM prüft jede erfasste Arbeitszeit automatisch auf Plausibilität: Wurden Pausenzeiten eingehalten? Liegt die tägliche Arbeitszeit im gesetzlichen Rahmen? Stimmen die erfassten Zeiten mit dem Dienstplan überein? Abweichungen werden farblich markiert und dem Disponenten zur Prüfung vorgelegt. So entdecken Sie Fehler dort, wo sie entstehen – nicht erst in der Lohnabrechnung, wenn die Korrektur zehnmal so lange dauert.

Fehlerhafte Stundenzettel werden erkannt, bevor sie in die Abrechnung fließen.

Industrieminuten und Echtzeit – korrekte Berechnung in jedem Format

In der Zeitarbeit wird teils in Industrieminuten, teils in Echtminuten abgerechnet – je nach Kunde und Tarifvertrag. SBM beherrscht beide Formate und rechnet automatisch um. Sie legen pro Kunde oder Einsatz fest, welches Format gilt. Die Umrechnung läuft im Hintergrund, Fehler durch falsches Runden gehören der Vergangenheit an.

Keine Rundungsfehler, keine falschen Abrechnungen – egal ob Industriezeit oder Echtzeit.

Zuschläge automatisch berechnen – Equal Pay, Branchenzuschläge, Überstunden

Die Zuschlagsberechnung in der Zeitarbeit ist komplex: Nachtarbeitszuschläge, Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge, Branchenzuschläge nach GVP/iGZ-Tarifvertrag, Equal-Pay-Aufschläge nach 9 oder 15 Monaten. SBM kennt alle geltenden Regelungen und berechnet Zuschläge automatisch auf Basis der erfassten Arbeitszeiten. Sie hinterlegen einmal die Tarifverträge und Kundenvereinbarungen – den Rest erledigt die Software. Auch der 3-Monats-Durchschnitt für Equal Pay wird laufend mitberechnet, sodass Sie jederzeit wissen, wo Ihre Mitarbeiter stehen.

Komplexe Zuschlagsberechnungen laufen automatisch – kein Taschenrechner, kein Tarifwerk am Schreibtisch.

DATEV-Schnittstelle – aus Zeiterfassung wird Lohnabrechnung

Erfasste und geprüfte Arbeitszeiten übergibt SBM per Schnittstelle direkt an DATEV. Keine manuelle Übertragung, keine doppelte Datenpflege. Das spart Ihrer Lohnbuchhaltung erhebliche Zeit und reduziert Fehlerquellen auf ein Minimum. Die Schnittstelle ist bidirektional: Auch Rückmeldungen aus DATEV fließen zurück in SBM.

Medienbruchfreier Datenfluss von der Zeiterfassung bis zur fertigen Lohnabrechnung.

Mitarbeiter-App – Zeiten erfassen, Stundenzettel freigeben, Abwesenheiten melden

Ihre Zeitarbeitnehmer sind selten im Büro – sie arbeiten auf Baustellen, in Lagerhallen, in der Produktion. Die SBM Mitarbeiter-App funktioniert überall: Zeiten erfassen, Stundenzettel einsehen und digital freigeben, Abwesenheiten und Urlaub melden – alles vom Smartphone. Der Offline-Modus sorgt dafür, dass auch ohne Netzabdeckung gearbeitet werden kann. Sobald eine Verbindung besteht, werden die Daten automatisch synchronisiert. Die App ist mehrsprachig, intuitiv und erfordert keine Schulung.

Weniger Rückfragen, schnellere Freigaben, zufriedenere Mitarbeiter – direkt vom Einsatzort.

Zeiterfassungspflicht 2026 – was Personaldienstleister jetzt wissen müssen

Jetzt vorbereiten – Präsentation vereinbaren

Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die politische Umsetzung in ein konkretes Gesetz wird für 2026 erwartet – mit klaren Anforderungen an elektronische Erfassungssysteme und empfindlichen Bußgeldern bei Verstößen von bis zu 30.000 Euro.

Für Personaldienstleister hat das Thema eine besondere Dimension: Sie tragen die Arbeitgeberpflichten für Zeitarbeitnehmer, die jedoch beim Entleihbetrieb arbeiten. Das bedeutet: Sie müssen sicherstellen, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst werden – auch wenn Ihre Mitarbeiter nicht in Ihrem eigenen Betrieb tätig sind.

SBM löst genau dieses Problem: Mit tragbaren Erfassungsgeräten, der Mitarbeiter-App oder über den Datenimport aus dem System des Entleihbetriebs stellen Sie sicher, dass jede Arbeitsstunde dokumentiert ist. Lückenlos, revisionssicher und gesetzeskonform.

Zeiterfassung ohne Software vs. mit SBM

Ohne Software
  • Stundenzettel per Fax, WhatsApp, Post
  • Verschiedene Formate pro Kunde
  • Handschriftliche Einträge mit Fehlern
  • Manuelle Übertragung in Excel/DATEV
  • Zuschläge per Taschenrechner
  • Lohnabrechnung dauert Tage
  • Keine Übersicht über offene Stundenzettel
Mit SBM
  • Digitale Erfassung am Einsatzort in Echtzeit
  • Ein System für alle Erfassungsmethoden
  • Automatische Plausibilitätsprüfung
  • Direkte DATEV-Schnittstelle ohne Medienbruch
  • Automatische Zuschlagsberechnung nach Tarif
  • Abrechnung innerhalb von Stunden
  • Dashboard zeigt Status aller Einsätze

Zeiterfassung ist erst der Anfang – nahtlos vernetzt mit SBM

Erfasste Arbeitszeiten sind in SBM kein isolierter Datensatz. Sie fließen automatisch in alle nachgelagerten Prozesse – ohne Schnittstellen-Chaos und ohne manuelle Nacharbeit.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung mit SBM

SBM unterstützt vier Erfassungswege: Chip/RFID-Karte, Fingerabdruck (biometrisch), die SBM Mitarbeiter-App für Smartphones sowie den Import von Zeitdaten aus Excel, CSV oder Drittsystemen. Sie können alle Methoden parallel nutzen – je nach Einsatzort und Kundenanforderung.

Nein. Die tragbaren Erfassungsgeräte von SBM verfügen über integrierte SIM-Karten und funktionieren unabhängig von der IT-Infrastruktur des Entleihbetriebs. Alternativ erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten über die Smartphone-App. Falls der Kunde seine eigenen Zeiterfassungsdaten bereitstellt, importiert SBM diese über die Importfunktion.

SBM verfügt über eine bidirektionale DATEV-Schnittstelle. Geprüfte Zeiterfassungsdaten werden automatisch an DATEV übergeben – ohne manuelle Zwischenschritte. Auch Rückmeldungen aus DATEV fließen zurück in SBM.

Ja. SBM erfasst Arbeitszeiten elektronisch, revisionssicher und lückenlos – genau so, wie es das BAG-Urteil und die erwartete gesetzliche Regelung verlangen. Alle Daten werden manipulationssicher gespeichert und sind jederzeit prüfbar.

Ja. Die SBM Mitarbeiter-App verfügt über einen Offline-Modus. Erfasste Zeiten werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht. Die tragbaren Terminals arbeiten mit eigener SIM-Karte und sind nicht auf WLAN angewiesen.

SBM prüft jede Erfassung automatisch auf Plausibilität: Pausenzeiten, Höchstarbeitszeiten, Abweichungen vom Dienstplan, Doppelerfassungen. Auffällige Einträge werden markiert und dem Disponenten zur Prüfung vorgelegt, bevor sie in die Abrechnung fließen.

Ja. SBM importiert Zeiterfassungsdaten aus unterschiedlichen Formaten – Excel, CSV und Geräteschnittstellen. Die Daten werden automatisch den richtigen Mitarbeitern und Einsätzen zugeordnet. Sie müssen Ihre Kunden nicht bitten, ihr Format zu ändern.

Die Zeiterfassung ist ein integraler Bestandteil von SBM – kein separates Zusatzmodul. Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße und Modulauswahl. In einer kostenlosen Präsentation zeigen wir Ihnen, wie SBM zu Ihrem Unternehmen passt.

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