Zeitarbeitsmanagement System

Softlare

Business Management

Seit April 2017 ist ein neues Arbeitnehmerüberlassungsgesetzt (AÜG §8) in Kraft getreten. Etliche Unternehmen wurden frühzeitig von den Vorgaben des neuen Gesetz beeinträchtigt, denn die Verwaltung wurde erheblich verkompliziert und die Gesetzeslage ist unklar geworden.

Dieses Gesetzt verfolgt den Grundsatz der Gleichstellung von Leiharbeitern, indem sie nach einer geregelten Überlassungszeit, vergleichbaren Mitarbeitern gleichgestellt werden, mit Ausnahmen von Branchen mit einem Branchenzuschlag.

Um den zusätzlichen Zeitaufwand für Leihunternehmen zu erleichtern, bietet das Zeitarbeitsmanagement System sämtliche aktuellen Equal Pay Berechnungen und hält alle Vorgaben ein.

Dashboard

Alles im Blick

Das Dashboard bietet eine Übersicht mit aktuell wichtigen Informationen. Diagramme und Parameter können individuell ausgewählt, beschriftet und gestaltet werden. Dazugehörige Daten werden aus der eigenen oder unserer Datenbank entnommen.

Besonders ist der Bereich Meldungen. Bald ablaufende und anfallende Laufzeiten von Mitarbeitern und anderen Daten werden klar gekennzeichnet. Damit eine schnelle Reaktion stattfindet, sind Ablauffristen unter einem Monat in einem Rotton gekennzeichnet.

Personal

Verwaltung einfach gemacht

Unser UX-Team gestaltet die Datensätze vom Personal einfach und übersichtlich, somit ist das Ausfüllen der Datensätze selbsterklärend. Zum Ausfüllen gibt es vier Karteien:


Personal, essenzielle Angaben des Mitarbeiters
Einzelheiten, persönliche Daten, Fehlzeiten und Dokumente
Untersuchungen, gesundheitsspezifische Daten/Prüfungen
Stundenzettel, verknüpfter Datensatz zum Eintragen der Stunden


Kunden

Angenehme Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung listet alle Kunden und Lieferanten auf. Es wird zwischen aktiven und inaktiven Kunden unterschieden, um im Filtermodus die Priorisierung festzulegen. Filtereinstellungen werden bis zum Schließen der Software gespeichert.

Rechnungen

GoBD konform 

Rechnungen müssen GoBD konform sein. Um sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, kümmert sich das System, dass die rechtliche Angelegenheiten eingehalten werden.

Große Mengen von Rechnungsdatensätzen beeinträchtigen die Übersichtlichkeit, deshalb kann nach Bedarf zwischen bezahlten, unbezahlten und stornierten Rechnungen gefiltert werden.


Krankenkassen

Alle die es gibt!

Unsere Datenbank enthält eine Liste von allen in Deutschland existierenden Krankenkassen, um das händische Eintragen der Krankenkassen für jeden Mitarbeiter zu vermeiden. Dadurch wird Zeit und Geld gespart! Mit regelmäßigen Updates achten unsere Mitarbeiter stets auf eine aktuelle Datenbank.

Untersuchungen

Gesundheit ist uns wichtig!

Alle vom Arbeits- und Gesundheitsschutz relevanten Daten des Arbeitnehmers werden in den Untersuchungen dargestellt. Diese sind verknüpft mit der Personalakte und automatisiert den Prozess. Mit verschiedensten Filtereinstellungen sucht das System gezielt nach Untersuchungen.


Dokumente

Alles im Überblick

Dokumente sicher zu speichern und übersichtlich einzusehen ist wichtig. Unterlagen und dazugehörige Mitarbeiterdatensätze werden verwaltet und neu hinzugefügte Dateien automatisch mit den Daten des Mitarbeiters verknüpft.

Statistik

Stets die Kontrolle behalten

Statistiken sind für jedes Unternehmen wichtig. Unser Team passt Ihre individuellen Statistikwünsche an und stellt diese übersichtlich in verschiedenen Ansichtsformen wie Diagramme oder Tabellen dar.


Einstellungen

Schnell und einfach konfigurieren

Die Admineinstellungen konfigurieren Firmenangaben, Benutzer, Berufe, Stundenzettel und Druckformulare. Die Einpflegung der Benutzer ins System erfolgt nach einer erfolgreichen Installation in diesem Menü. Administratoren besitzen jegliche Rechte und können Inhalte der Dokumente ändern und dem Unternehmen anpassen.

Dashboard

Mit individuellen Diagrammen und Parametern wir eine Übersicht über den aktuellen Stand des Unternehmens geboten.

Personal

Übersichtliche Mitarbeiterverwaltung mit Filteroptionen und Systemeingebundene Mitarbeiterdatensätze.

Kunden

Verwaltung von Kunden und Lieferanten mit Beachtung der Regeln von Equal-Pay und den Brachenzuschlägen.

Rechnungen

Übersichtliche Darstellung von Rechnungen mit personalisierten Gestaltungsmöglichkeiten für Unternehmen.

Krankenkassen

Stets gepflegte und aktuell gehaltene Datenbank aller in Deutschland vorhandenen Krankenkassen.

Untersuchungen

Alle gesundheitlich relevanten Daten des Arbeitnehmers werden hier angezeigt und verwaltet.

Dokumente

Dokumente, Zertifikate oder Ähnliches sind in der Datenbank eingebunden und stets übersichtlich aufrufbar.

Statistik

Statistiken spielen im Unternehmen eine wesentliche Rolle und bieten eine klare Übersichtlichkeit.

Einstellungen

Firmenangaben, Benutzer, Berufe und andere Formulare können in den Einstellungen intern bearbeitet werden.

Selbst beantworten

Häufig gestellte Fragen

Die Software wurde für Unternehmen in der AÜG-Branche entwickelt. Mit ihr können Sie das Personal und die Kunden des Unternehmens verwalten. Dazu gehört das Erstellen von Stundenzetteln mit den dazugehörigen Buchungssätzen, welche problemlos in Datev übertragen werden können. Anhand der Stundenzettel werden automatisiert Rechnungen erstellt. Alle Angaben und Auswertungen stellen Diagramme übersichtlich dar.
Die Software ist für Branchen mit einem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) entwickelt und beinhaltet alle gesetzlichen Einhaltungen, die wie z.B. in der Rohrleitungs- und Montagebranche in Frage kommen. Wir gehen kundenspezifisch auf Wünsche ein und passen das Programm je nach Bedarf und Anforderungen an.
Wir sind ein Mitglied der iGZ (ein Interessenverband deutscher Zeitarbeitsunternehmen) und verwenden mit unserer Software alle gesetzlichen Vorgaben, die in diesen Brachen vorgeschrieben sind. Gesetzesänderungen werden automatisch in einem Update korrigiert und benötigt keine Neuinstallation.
Die GoDB sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Unser System ist so entwickelt, dass es automatisiert GoBD konforme Rechnungen generiert und ausstellt.
Kundenwünsche und Anpassungen werden von unserem Team bearbeitet, erweitert und ergänzt. Dieser Wunsch wird zunächst analysiert und je nach Aufwand wird dazu ein passender Kostenvoranschlag erstellt. In den meisten Fällen sind diese kostenlos.
Eine Lohnabrechnung kann nicht direkt erstellt werden. Mithilfe des Stundenzettels bereiten Sie die Buchungssätze des Mitarbeiters so vor, sodass ein Buchen in Datev oder anderen Verwaltungsplattformen wesentlich erleichtert wird. Wir arbeiten an einer automatisierten Anbindung an Datev.
Rechnungen könnnen durch die Stunden im Lohnzettel generiert und erstellt werden. Die Kalkulation der Rechnung hängt vom Zeitraum des Zeiterfassungsbogen vom Mitarbeiter ab.
In den Einstellungen werden der Vergleichslohn und die vertraglichen Vereinbarungen des jeweiligen Kunden konfiguriert und eingetragen. Zuschläge werden angezeigt, wenn Mitarbeiterstunden beim jeweiligen Kunden gebucht werden. Das System berechnet automatisch einen Zuschlag, ohne sich drum kümmern zu müssen.
Unser System arbeitet in deutscher und englischer Sprache. Bei dem Wunsch eine weitere Sprache hinzuzufügen bitte and den Support (support@softlare.de) wenden, oder ein Ticket erstellen.
Für Updates die wichtig für Neuerungen und Gesetzesänderungen sind wird eine Internetverbindung benötigt. Jedoch ist es jederzeit auch möglich im offline am System zu arbeiten. Dies muss jedoch expliziert angefragt und eingerichtet werden.
Die Beitragshöhe bzw. Lizenzhöhe hängt davon ab, wie viele Module und Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden. Der vereinbarte Betrag wird dann monatlich fällig. Der Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate.
Daten werden täglich sichergestellt. Auf Anfrage passen wir das Daten-Backup auf Ihren Wunsch an. Bei Datenverlust durch ein Naturereignis oder einem menschlichem Fehler können Daten vom Vortag wieder hergestellt werden.
Verschlüsselungen der Daten sind mit einem Datensicherheitssystem mit aktuellen Technologien gesichert. Bei Daten in eigenen Systemen oder Festplatten müssen Sie selbst dafür Sorge tragen diese Sicher zu stellen. Die Datenbankpflege und Unterstützung erfolgt durch unsere Mitarbeiter. Mit Nutzung unserer Cloud führen wir alle Neuerungen, Updates, Sicherheitsprüfungen und Unterstützungen durch.
In der Ersteinrichtung können Firmen zwischen zwei möglichen Varianten auswählen. Entweder es wird ein firmeneigener Server zur Verfügung gestellt oder unser Cloud-Service genutzt. Unsere Cloud-System befindet sich in Deutschland und erfüllt die wichtigsten Ansprüche wie Verfügbarkeit und Sicherheit.
Nach einer vertraglichen Vereinbarung kann am gleichen Tag die Software aktiviert und auf Ihr System eingefügt werden. Das Einpflegen alter Datensätze Ihres Unternehmens kann jedoch etwas Zeit in Anspruch nehmen. In der Regel dauert dies maximal 2-3 Werktage.
Alte Daten von Datenbanken, Access oder Excel können auf Anfrage durch einen unserer Mitarbeiter in die Datenbank des Systems eingespielt werden. Je nach Größe und Aufwand dauert dies in der Regel wenige Werktage. Dadurch entsteht ein nahtloser Übergang.
Wir bieten einen gesonderten 24 Stunden-Service an. Sie können jederzeit telefonisch oder per E-Mail um Unterstützung bitten. In der Regel kümmern wir uns direkt um das Anliegen und sind auch bereit für Nacht- oder Feiertagseinsätze.
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